Pytania, które kierownik projektu powinien zadać rozpoczynając nowy projekt

Istnieją kluczowe informacje, które są kluczowe do zebrania w ciągu pierwszych kilku tygodni pracy nad nowym projektem, które nadadzą ton i będą napędzać resztę projektu. Ważne elementy, które należy połączyć, obejmują:

Dlaczego firma rozwija się z tym projektem
Kto jest osobą odpowiedzialną za cały projekt
Czy docelowa data porodu to twarda linia na piasku
Jakie są kryteria sukcesu projektu

Ten artykuł zawiera przegląd wszystkich kluczowych elementów, które musisz zebrać, aby upewnić się, że Twój projekt przebiega prawidłowo.

Czy firma rozumie propozycję wartości?

To chyba najważniejsze pytanie, jakie możesz zadać. Decyzja o tym, czy proponowana praca zostanie przekształcona w formalny projekt, powinna być w dużej mierze oparta na uzasadnieniu biznesowym, które powinno zawierać propozycję wartości związaną z tą pracą. Jako kierownik projektu, jeśli nie możesz znaleźć uzasadnienia biznesowego, przejrzyj dostępne kanały i sprawdź, czy możesz go znaleźć, aby zapoznać się z tymi informacjami. Jeśli nie ma uzasadnienia biznesowego, jest to czerwona flaga, że firma może przygotowywać się do podjęcia pracy, która nie została jasno przemyślana, i istnieje ryzyko, że firma może wydać dużo pieniędzy, ale nie otrzyma nic w zamian.

Zanim przejdziesz dalej z projektem, Twoim zadaniem jest podniesienie ostrzeżenia dla niezbędnych stron i praca nad stworzeniem uzasadnienia biznesowego i powiązanej propozycji wartości, jeśli jeszcze nie istnieje. Chcesz, aby wszyscy wiedzieli, czym jest ten przypadek, zanim przejdziesz dalej z projektem.

Jeśli jednak projekt jest prowadzony ze znacznie wyższego poziomu, możesz odczuwać presję, aby zrezygnować z tworzenia uzasadnienia biznesowego i kontynuować projekt. To jest decyzja biznesowa i tak długo, jak masz udokumentowane, że próbowałeś stworzyć uzasadnienie biznesowe, powinieneś objąć swoje podstawy na wypadek, gdyby projekt stał się dziurą finansową, a szefowie zaczęli pytać, dlaczego firma jest nawet prowadzenie tego projektu w pierwszej kolejności.

Dokładne zrozumienie propozycji wartości pomaga zapewnić, że firma nie posuwa się naprzód z projektami, które nie zwrócą żadnej wartości.

Zamknij Bee Blog

Czy jest sponsor projektu wykonawczego?

Kluczowe znaczenie ma upewnienie się przed rozpoczęciem projektu, że wiesz, od kogo nadejdzie kierunek na wysokim poziomie. Jeśli pracujesz nad projektem, w który zaangażowanych jest wiele starszych osób, każdy z nich może zacząć zachowywać się tak, jakby prowadził program, gdy tak nie jest. Zawsze powinien istnieć sponsor wykonawczy, który zapewnia wskazówki i przywództwo na wyższym szczeblu, i stąd powinny pochodzić rozkazy marszu. Osoba ta będzie miała kluczowe znaczenie przy określaniu ostatecznych wymagań projektu, a także będzie osobą, na której kierownik projektu może się oprzeć, aby z powrotem ustawić innych liderów wyższego szczebla i przełamać bariery, aby pomóc w utrzymaniu ruchu.

Czy firma prowadziła podobny projekt?

Musisz zapytać i sprawdzić, czy firma prowadziła projekt podobny do projektu, nad którym będziesz pracować wcześniej. Jeśli firma prowadziła podobny projekt, możesz być w stanie wykopać wszystkie dokumenty i artefakty związane z tym projektem i wykorzystać te informacje w swoim projekcie. Na przykład, jeśli istnieje dokument zawierający refleksję na temat wyciągniętych wniosków, możesz spróbować uniknąć niektórych błędów, które nękały ten projekt. Dodatkowo możesz przyjrzeć się niektórym ryzykom, które zespół projektowy udokumentował w trakcie projektu i sprawdzić, czy są to uzasadnione zagrożenia dla Twojego projektu. Możesz również przyjrzeć się członkom zespołu projektowego, aby sprawdzić, czy są ludzie, którzy nadal są w firmie, których możesz zbadać, wciągając ich do projektu. Nawet jeśli nie możesz przyciągnąć tych ludzi do swojego projektu,powinieneś być w stanie dotrzeć do nich i porozmawiać z nimi na temat podobnego projektu, nad którym pracowali.

Jak uzyskać wymagania dotyczące projektu od interesariuszy

Czy jest data, do której projekt musi zostać ukończony?

Czasami termin, który jest proponowany na początku projektu, jest datą miękką i nie ma realnego wpływu, jeśli ta data się przeskoczy. Jeśli jednak docelowa data, która została zaproponowana dla twojego projektu, jest twardą datą - data jest nieelastyczna i nie ma miejsca na poślizg - musisz to wiedzieć. Świadomość, że data jest nieelastyczna, powinna skłonić cię do pełnej analizy pracy, którą należy wykonać, oraz do bardzo realistycznego i uczciwego harmonogramu, który tworzysz. Dodatkowo, jeśli po zbudowaniu uczciwego harmonogramu czujesz, że istnieje ryzyko, że projekt może nie zakończyć się w tym dniu, możesz porozmawiać z właścicielem firmy na początku projektu, zamiast w dalszej kolejności, na temat zmniejszenia zakres projektu.

Posiadanie jasnych definicji sukcesu pozwala kręgowi biznesowemu wrócić po pewnym czasie i zweryfikować, czy uzyskuje wartość, jaką założył, gdy zdecydował się kontynuować projekt.

Uniwersytet Strayer

Co określi sukces projektu?

Definicja sukcesu projektu to kolejny niezbędny element nowego projektu. Te informacje są czymś, co powinieneś być w stanie uzyskać po przeanalizowaniu propozycji wartości w przypadku biznesowym. Na przykład, jeśli pracujesz jako kierownik projektu w firmie kablowej i propozycja wartości związana z tym projektem jest taka, że w ciągu roku zaobserwujesz 10% wzrost liczby subskrybentów, powinieneś rozważyć zdefiniowanie sukcesu jako 10% wzrost liczby subskrybentów rok po zakończeniu projektu. Dobrze jest mieć co najmniej dwie lub trzy metryki, których możesz użyć do pomiaru sukcesu projektu.

Jakie umiejętności będą potrzebne w zespole projektowym?

Nigdy nie jest za wcześnie, aby zacząć myśleć o tym, kogo chcesz dołączyć do zespołu projektowego. W niektórych miejscach zasoby są bardzo ograniczone i każdy chce mieć najlepszych ludzi w swoim zespole. W rezultacie ważne jest, aby rozpocząć tworzenie listy umiejętności, które chciałbyś zobaczyć w swoim zespole, abyś mógł zacząć identyfikować osoby, które chcesz przyciągnąć do projektu, sprawdzić ich dostępność i potencjalnie zgłosić do nich roszczenia przez okres, w którym czujesz, że będziesz ich potrzebować w swoim projekcie.