Właściwa dyscyplina pracownicza

Istnieje wiele podejść do zmiany zachowań pracowników. Dowiedz się więcej o dyscyplinie progresywnej i dlaczego to działa.

Jack Moreh, CC-BY

Poznaj swoje prawa jako pracownika

Często trudno jest mówić o dyscyplinie w dobie politycznej poprawności i potępienia jakiegokolwiek postrzeganego traktowania krzywdzącego. Jednak wszystkie organizacje i instytucje muszą ustanowić zasady i przepisy, które chronią prawa i wolności innych osób i zapewniają efektywne działanie na każdym szczeblu organizacji. Brak ograniczeń wolności osobistej to recepta na chaos i porażkę dla firmy i osób w niej zatrudnionych.

Istnieje pewna tendencja do patrzenia na przełomowe firmy, takie jak Google, Facebook i inni giganci z Doliny Krzemowej, i zobaczenia, co najwyraźniej wydaje się środowiskiem, w którym każdy może robić, co chce, o ile osiągają wyniki. Ten typ kultury sprzyja kreatywnemu myśleniu. Jednak pobieżne spojrzenia są często mylące i dotyczy to każdej organizacji.

Zasady muszą stanowić część polityki każdej firmy, ponieważ bez zasad organizacja może zbłądzić. Często zarzuca się młodemu pokoleniu, że jest bardziej egocentryczny i niezdyscyplinowany w środowisku pracy. Może to prawda, ale jest to również kwestia tego, jak praktykowana jest dyscyplina. Jeśli zostanie zastosowana jako pozytywna siła do dostarczania informacji zwrotnej, będzie służyć jako odpowiednia motywacja i zachęta do rozwoju. Na tym właśnie polega postępowa dyscyplina w firmie.

Definicja dyscypliny postępowej

Jest to proces, który blokuje zachowania przynoszące skutki odwrotne do zamierzonych i promuje zdolność menedżerów do skutecznego i konsekwentnego radzenia sobie z ich następstwami. Ten typ zachowania jest poważny, ponieważ może przełożyć się na niskie morale i zmniejszoną produktywność. Ci, którzy ją praktykują, mogą poważnie zarazić innych pracowników. Koszt może być dość znaczny i mieć bezpośredni wpływ na wynik finansowy.

Niestety niewiele firm podejmuje jakiekolwiek próby zrozumienia finansowego wpływu niezdyscyplinowanego zachowania. Aby osiągnąć i konsekwentnie utrzymywać dobre relacje z pracownikami, wszyscy pracownicy muszą rozumieć charakter postępowania dyscyplinarnego. Muszą zdać sobie sprawę, że odpowiednio zastosowana może przynieść wszystkim ogromne korzyści.

Ośmiu inhibitorów dyscypliny

Niechęć do dyscypliny można przypisać ośmiu powszechnie występującym czynnikom, które dotyczą niemal każdej firmy i instytucji. Możesz skorzystać z tej listy, aby przeprowadzić samoocenę lub ocenić innych w skali 1-5.

1. Nigdy nie przeszedł odpowiedniego szkolenia: Niektórym przełożonym nigdy nie pokazano, jak skutecznie (stopniowo) stosować dyscyplinę, przez co brakuje im pewności siebie, by zajmować się osobami z problemami.
2. Brak wsparcia kierownictwa: Jeśli z doświadczenia wynika, że ​​najwyższe kierownictwo nie wspiera lub nie podchodzi do dyscypliny, zostanie zastosowane w sposób przypadkowy. Ustanowienie polityki i zasad dotyczących postępowej dyscypliny powinno być priorytetem.
3. Strach przed odwetem: w przeszłości mogły zdarzyć się przypadki gwałtownego sprzeciwu wobec przełożonego. Zadaniem kierownictwa jest zapewnienie i promowanie środowiska, w którym każdy czuje się bezpiecznie. Nie powinno być miejsca na tego rodzaju zastraszanie.
4. Brak konsekwencji: mają skłonność do zadawania sobie pytania, dlaczego powinni podejmować działania, gdy innych nie obchodzi lub są onieśmieleni.
5. Nie ma czasu: Przeprowadzenie analizy dowodów, przesłuchanie zaangażowanych stron zajmuje zbyt dużo czasu i wysiłku. Można na to odpowiedzieć, analizując koszty zachowań przynoszących skutki odwrotne do zamierzonych.
6. Odbita wina: Może pojawić się poczucie winy z powodu dyscyplinowania kogoś innego, jeśli przełożony zachowywał się w ten sam sposób w przeszłości. Musi być uznanie, że ich rola zmienia się, gdy otrzymują odpowiedzialność za innych.
7. Wpływ na przyjaźń: postępowanie dyscyplinarne może spowodować utratę przyjaźni i wyobcowanie członków grupy roboczej. Przełożeni powinni szukać szacunku, a nie przyjaźni, konsekwentnie stosując dyscyplinę.
8. Strach przed konfliktem: Niektórzy ludzie unikną konfrontacji z trudną sytuacją, zwłaszcza jeśli wiąże się to z konfliktem międzyludzkim. Niektórzy mylą bycie lubianym z szacunkiem.

Przyczyny i skutki działań odwrotnych do zamierzonych

Dobre zarządzanie podkreśla pozytywne podejście do dyscypliny. Niestety, wielu menedżerów nadal najczęściej stosuje strach przed karą. Z drugiej strony, gdy pracownicy rozumieją i akceptują zasady, które uważają za rozsądne i uczciwe, stają się samoregulujące i zmniejszają negatywny wpływ zachowań przynoszących efekty odwrotne do zamierzonych. Wtedy dyscyplina staje się konstruktywną i pozytywną siłą, która umożliwia ludziom współpracę. W firmach, w których dyscyplina jest traktowana tylko w wąskim i karnym sensie jako reakcja, która karze i koryguje, skutkuje niskim morale i wpływa na produktywność.

Istnieje wiele negatywnych wzorców zachowań, które są poważnie uciążliwe i destrukcyjne. Przykłady obejmują niesubordynację, fałszowanie zapisów pracy, bójki, kradzież, picie alkoholu, używanie narkotyków i molestowanie seksualne. Wymagają one natychmiastowej uwagi ze strony kierownictwa i zdecydowanej reakcji, która może obejmować zawieszenie lub nawet wypowiedzenie po zakończeniu właściwego procesu. Istnieją inne zachowania, które są mniej płodne, ale mimo to znaczące przeszkody w efektywnym działaniu:

Trwałe spóźnienie

Długotrwałe spóźnienia i nieobecności niektórych pracowników muszą być ściśle monitorowane. Nawet jeśli w niektórych przypadkach istnieje usprawiedliwienie, chroniczne wykroczenia powinny być rozwiązywane poprzez stopniową dyscyplinę. Jest to bardzo widoczne zachowanie, które można skorygować za pomocą ustnych i pisemnych informacji zwrotnych. Często jest przyczyną znacznych strat wydajności.

Niska jakość pracy

Brak dyscypliny i lekceważenie zasad często prowadzi do niskiej jakości. Niezdyscyplinowani pracownicy zwykle mniej przejmują się jakością wykonywanej pracy. Dobre zarządzanie wymaga ścisłego programu monitorowania, który może wyeliminować tego typu nieostrożne zachowanie. Jakość poniżej standardu można rozpoznać po odrzuceniu produktu lub skargach klientów. To ostatnie jest poważniejsze, ponieważ może prowadzić do dodatkowych kosztów i trwałej utraty przyszłej sprzedaży.

Nieostrożność prowadząca do wypadków

Badania wskazują na istnienie bezpośredniego związku między wypadkami a umyślnymi naruszeniami norm bezpieczeństwa lub nieostrożnością. Dlatego właściwe jest umieszczenie wypadków na liście działań przynoszących skutki odwrotne do zamierzonych.

Kradzież lub inny wkład w utratę zapasów

Podczas gdy pewne skurczenie się materiałów i produktów można przypisać starzeniu się i normalnym marnotrawstwom, kradzieże pracowników, nieostrożność lub błędne prowadzenie dokumentacji w znacznym stopniu przyczyniają się do strat w zapasach. Wymaga to monitorowania i stosowania starannie zarządzanej dyscypliny.

Sabotaż, zaniedbanie i nadużycie

Maszyny i urządzenia zużywają się i wymagają profilaktycznej konserwacji i napraw. Ale mogą również podlegać sabotażowi, zaniedbaniu lub wykorzystywaniu pracowników. To skrajnie niekorzystne zachowanie może być bardzo kosztowne, zarówno pod względem kosztów naprawy, jak i obniżonego poziomu produktywności i bezpieczeństwa.

Jest oczywiście więcej czynników, które przyczyniają się do nieefektywności, ale zachowania przynoszące skutki odwrotne do zamierzonych mogą stanowić dla firmy wysokie koszty. Wszystkie te negatywne działania można kontrolować lub ograniczać dzięki oświeconej dyscyplinie. Jego celem powinno być stworzenie środowiska pracy, które utrzymuje wysoki poziom morale i osiąga cele firmy, przy minimalnych zachowaniach przynoszących skutki odwrotne do zamierzonych. Dyscyplina powinna prowadzić do tego, aby pracownicy dobrze znali swoją pracę i współpracowali, aby wykonywać zadania i osiągać cele grupy w odpowiednim czasie.

Jak działa dyscyplina progresywna

Postępująca dyscyplina jest definiowana jako procedura, która wykorzystuje eskalację ostrzeżeń dyscyplinarnych i działań, które sprzeciwiają się zachowaniom przynoszącym skutek odwrotny do zamierzonego - od ostrzeżeń ustnych i pisemnych po zawieszenie i wypowiedzenie. Ten rodzaj procedury spełnia kryteria arbitra pod kątem rzetelnego procesu i uzasadnionej przyczyny oraz z powodzeniem odpowiada na wszystkie wyzwania zarówno w postępowaniu arbitrażowym, jak i sądowym. Celem stopniowej dyscypliny jest korygowanie zachowania pracownika i przywracanie mu roli produktywnego członka grupy roboczej. Działa również jako przypomnienie innym pracownikom, że będą rozliczani w ten sam sposób.

Postępująca dyscyplina jest mocno oparta na rozsądnych zasadach, które odzwierciedlają potrzeby firmy, aby skutecznie sprzedawać swoje produkty lub usługi oraz efektywnie obsługiwać klienta. Zasady należy omówić z pracownikami, aby upewnić się, że każdy pracownik je rozumie. Zasady mają zastosowanie wyłącznie w miejscu pracy. Nie ograniczają życia pracowników poza firmą, z wyjątkiem spraw, które mogą niekorzystnie wpłynąć na reputację firmy. Musi istnieć absolutna konsekwencja w egzekwowaniu przepisów. Naruszenia muszą być traktowane sprawiedliwie, a kara jest jednolita.

Sześciostopniowy proces dyscyplinarnej analizy problemu

Analizując problemy z dyscypliną, warto zdać sobie sprawę, że nie ma dwóch identycznych sytuacji. Ludzie są złożeni, a zmiennych sytuacyjnych jest wiele. Dlatego przełożony musi dokładnie zbadać i dokładnie rozważyć siedem kluczowych pytań, aby określić stopień postępowania dyscyplinarnego, jakie należy podjąć:

1. Czy jest to poważne wykroczenie, takie jak nadużywanie narkotyków, które może wymagać tymczasowego zawieszenia pracy na czas prowadzenia odpowiedniego dochodzenia?
2. Jaki był okres czasu między obecnymi a innymi wykroczeniami spowodowanymi przez tego samego pracownika?
3. Czy zdarzenie jest jednym z powtarzających się wzorców lub zachowań?
4. Jaki priorytet ma firma w radzeniu sobie z podobnymi sytuacjami?
5. Czy historia pracy pracowników była rzetelnym i współpracującym pracownikiem?
6. Czy istnieją niezwykłe i łagodzące czynniki, które przyczyniły się do tej sytuacji?
7. Czy istnieją jasno określone zasady dotyczące postępowania pracowników i czy są one zakomunikowane pracownikom, najlepiej na piśmie; i czy można zasadnie oczekiwać, że znają je wszyscy pracownicy?

Samo zastosowanie dyscypliny

• Odpowiednie ostrzeżenie o konsekwencjach pewnych niedopuszczalnych zachowań.
• Zakończenie dokładnego dochodzenia przed nałożeniem kary. Takie dochodzenie musi zawierać pisemne oświadczenia zaangażowanego (-ych) pracownika (-ów) oraz wszystkich innych stron, które mogły być świadkami zdarzenia.
• Dochodzenie musi być uczciwe i obiektywne.
• Nie jest wymagane, aby dowody były rozstrzygające lub ponad wszelką wątpliwość, z wyjątkiem przypadków, gdy domniemane wykroczenie ma charakter karny lub poważny, które może zaszkodzić reputacji pracownika i poważnie zmniejszyć jego szanse na przyszłe zatrudnienie.
• Zasady, nakazy i kary muszą być stosowane równomiernie i bez jakiejkolwiek dyskryminacji. Jeśli egzekwowanie przepisów było w przeszłości niedostateczne, kierownictwo nie może nagle zmienić swojej decyzji i rozpocząć represji bez uprzedniego ostrzeżenia pracowników o jej zamiarze.
• Kara musi być rozsądnie powiązana z powagą wykroczenia i przeszłością pracownika. Uzasadnione jest, aby dobre historyczne wyniki zatrudnienia powodowały słabszą reakcję.
• Wszyscy pracownicy muszą być oceniani według tych samych standardów, a zasady muszą mieć jednakowe zastosowanie do wszystkich. Zasady muszą być jasno określone w Podręczniku pracownika .
• Wszyscy pracownicy muszą być chronieni przed niesprawiedliwą dyscypliną i mieć możliwość zakwestionowania wszelkich działań firmy, które grożą pozbawieniem ich podstawowych praw.