Spisu treści:
- Co to są minuty?
- Jak przygotowuję się do spotkania
- Co robię podczas spotkania
- Przeglądanie i rozpowszechnianie protokołów
- Proszę używać tego tylko jako odniesienia
Zajmuje minuty.
Co to są minuty?
Protokół to krótkie notatki, które robię podczas spotkania lub dyskusji. Nagrywam je, aby nie przegapić niczego, co zostało omówione lub uzgodnione na spotkaniu. Protokół jest oficjalnie zatwierdzany przez przewodniczącego i przechowywany jako dokument należący do organizacji. Mogą pomóc we wszelkich dochodzeniach, które będą miały miejsce w przyszłości. Dostarczają również zapis, jakie decyzje zostały podjęte na spotkaniu i kto ma zamiar podjąć działania.
Protokoły są zawsze krótkie i jasne, napisane prostym językiem, ponieważ muszą być rozpowszechniane lub dostępne dla osób o różnym poziomie standardów w tym języku, w moim przypadku angielskim. Każdy, kto nie mógł uczestniczyć w spotkaniu i musi wiedzieć, co się na nim wydarzyło, skorzysta z prostego protokołu.
Jak przygotowuję się do spotkania
Organizuję i przygotowuję się do spotkania zbierając informacje dotyczące porządku obrad, uzgadniając z przewodniczącym punkty, które mają zostać włączone do porządku obrad, rozprowadzając porządek wraz z dokumentami pomocniczymi, rezerwując salę obrad, informując zaangażowanych o dacie, godzinie, miejscu i cel i organizując poczęstunek. Mam również szczegóły dotyczące wszystkich gości i wszelkie przeprosiny potrzebne na spotkanie.
Mam w ręku agendę i wszystkie niezbędne notesy i długopisy gotowe na minuty. Uważnie słucham dyskusji i zapisuję ważne punkty.
Co robię podczas spotkania
W trakcie spotkania stale komunikuję się z moim przewodniczącym, upewniając się, że porządek obrad jest przestrzegany zgodnie z omówieniem i zatwierdzeniem. Rzadko, z powodu pewnych nieuniknionych okoliczności, porządek obrad będzie musiał zostać zmieniony lub przestrzegany poza kolejnością, ale uczestnicy zostaną poinformowani o zmianie i jej przyczynie, aby uniknąć nieporozumień. Dbam również o to, aby prowadzący podsumował ważne punkty, a wszelkie podjęte decyzje były uzgadniane z uczestnikami, biorąc pod uwagę ewentualne konflikty poglądów. Upewniam się również, że działania są narysowane dla każdego punktu porządku obrad.
Koncentruję się na zapisaniu tego, co zostało postanowione i kto to zrobi. Każdej pozycji nadaję osobny nagłówek i zaraz po spotkaniu próbuję spisać wstępne notatki. Dbam o to, aby protokoły były dokładne, metodyczne, poprawne gramatycznie i zwięzłe oraz napisane prostym, łatwo zrozumiałym językiem. Dbam o ich spójność w formie i treści oraz koncentruję się na podejmowanych decyzjach. Protokoły są również spisywane w uzgodnionym formacie, zgodnie z punktami porządku obrad, ze schludnymi nagłówkami, gdy jest to konieczne.
Przeglądanie i rozpowszechnianie protokołów
Po spisaniu protokołów poświęcam czas na ich przejrzenie i przekazuję je przewodniczącemu do zatwierdzenia i wprowadzenia wszelkich niezbędnych zmian, zanim przekażę je niezbędnym członkom. Protokół jest przesyłany jako chroniony dokument pocztą elektroniczną do niezbędnych członków personelu. Dbam o to, aby wszelkie działania wymagające działań następczych były realizowane w wymaganym terminie.
Minuty są przechowywane na dysku twardym do wykorzystania w przyszłości. Służą jako dokumentacja dla każdej osoby, która w przyszłości obejmie jakiekolwiek stanowisko, w celach informacyjnych.
Proszę używać tego tylko jako odniesienia
Uprzejmie proszę, nie kopiuj niczego przesłanego tutaj i wyświetlaj to w swoim pliku. Zostało to opublikowane tutaj, aby pomóc Ci zrozumieć, czego oczekują od Ciebie i jak musisz pisać. Przygotowując własne pliki, będziesz musiał odnosić się do własnego obszaru roboczego i organizacji oraz trzymać się ich. Dziękuję za współpracę.