Sześć sekretów dla bardziej produktywnych spotkań

Spotkania, w których uczestniczyłem

Każdy chce mieć lepsze spotkania

Ok, wszyscy tam byliśmy… po prostu siedzieliśmy na spotkaniu przez coś, co wydaje się nadmierną ilością czasu i wydawało się to kolosalną stratą. Wszyscy dużo rozmawiali, niektóre były zupełnie poza tematem i nie jest oczywiste, co faktycznie zostało osiągnięte. Brzmi znajomo?

Na szczęście istnieją sposoby na prowadzenie spotkań, które zwiększają ich produktywność. Produktywne spotkania zawsze mają cel, są efektywne w prowadzeniu i zaplanowane na odpowiednią ilość czasu.

Poniższych sześć wskazówek może pomóc odmienić Twoje następne spotkanie:

Wspaniałe spotkania nie przebiegają same.
Planowanie zaczyna się z myślą o końcu.
Zawsze istnieje formalny program.
Podstawowe zasady są wyraźnie określone i uzgodnione.
Istnieje przypisanie kluczowych ról, aby utrzymać przebieg spotkania.
Istnieje plan działań następczych.

Poświęćmy trochę czasu, aby zbadać je bardziej szczegółowo.

1. Wielkie spotkania nie biegną same

Ktoś musi dyrygować orkiestrą, żeby wszyscy grali w harmonii, pilnowali nagrody, prowadzili z przodu… hmm, rozumiesz? Kiedy wszyscy uczestnicy spotkania koncentrują się na swojej wyjątkowej roli, jedna osoba powinna zostać wyznaczona jako moderator, aby oddalić się, aby zobaczyć szerszy obraz rozwoju dyskusji i pokierować procesem skutecznej komunikacji.

Dobra facylitacja pomaga uczestnikom płynnie przejść przez plan podróży i sprostać wyzwaniom, które się pojawiają. Facylitator powinien dobrze komunikować się i może być przewodniczącym spotkania, jednym z uczestników lub osobą zewnętrzną, która nie jest zaangażowana w dyskusje na spotkaniu.

2. Planowanie zaczyna się z myślą o końcu

Zadaj sobie następujące pytania:

Co staramy się osiągnąć, organizując spotkanie? Jakie są pożądane rezultaty?
Czy spotkanie jest najlepszą opcją, czy też niektóre lub wszystkie cele można osiągnąć za pomocą poczty elektronicznej lub innych środków komunikacji?
Kto musi uczestniczyć? Jak identyfikujemy właściwych uczestników i odpowiednią liczbę uczestników?
Jaki poziom przygotowania jest wymagany, aby najlepiej osiągnąć efekt końcowy?
Jakie procesy musimy włączyć do spotkania? Na przykład, czy powinniśmy rozważyć włączenie sesji burzy mózgów, aby wygenerować nowe pomysły, czy też zapewnić indywidualne prezentacje w celu bardziej świadomej współpracy?

Rozpoczynając od rezultatów, które należy osiągnąć, możesz lepiej zidentyfikować uczestników i przeanalizować ilość czasu i pracy wstępnej, które mogą być potrzebne do skutecznego spotkania.

3. Zawsze istnieje formalny program

Najbardziej efektywne spotkania mają agendę, czyli listę punktów, które należy omówić na spotkaniu. Chociaż jesteśmy przyzwyczajeni do planów, które po prostu określają tematy do omówienia, lepszym sposobem jest uwzględnienie zamiaru (celu) i pożądanego wyniku każdego punktu porządku obrad, tak aby wszyscy uczestnicy spotkania byli na tej samej stronie.

Kiedy program jest tworzony w ten sposób, staje się bardziej oczywiste, gdy dyskusja schodzi z toru, jest zakończona lub gdy nadszedł czas, aby przejść dalej. Formalne cele podpowiedzą uczestnikom, w jaki sposób najlepiej wnieść swój wkład, a wyniki stanowią miarę skuteczności dyskusji. Jest to również doskonałe narzędzie dla prowadzącego lub przewodniczącego, które może prowadzić spotkanie do pomyślnego zakończenia.

Przykład agendy przedstawiającej harmonogram, wyniki i cele

4. Podstawowe zasady są wyraźnie określone i uzgodnione

Wdrożenie odpowiednich podstawowych zasad może prowadzić do spotkań z większą płynnością i mniejszymi tarciami. Zwykle, gdy słyszysz termin „podstawowe zasady”, możesz pomyśleć o „wibrujących telefonach”, „bądź na czas”, „stosuj złotą zasadę” itp. Mogą to być najczęściej stosowane standardy, ale podstawowe zasady owocnych spotkań powinny również skupić się na usprawnienie komunikacji dla większego zaangażowania grupy.

Dobry przykład podstawowych zasad, które to ilustrują, pochodzi od Rogera Schwarza (Schwarz, 2016). Wymienia osiem zasad skutecznych spotkań: „Przedstaw poglądy i zadawaj prawdziwe pytania; dziel się wszystkimi istotnymi informacjami; używaj konkretnych przykładów i uzgadniaj, co znaczą ważne słowa; wyjaśniaj rozumowanie i zamiary; koncentruj się na interesach, a nie na stanowiskach; testuj założenia i wnioski; wspólnie zaplanować kolejne kroki; omówić kwestie, których nie można omówić ”.

Zasady te zostały opracowane, aby kierować zachowaniem dyskusji indywidualnych i grupowych w celu szerszego dialogu, ale są tylko przykładem niektórych protokołów, które mogą zwiększyć pozytywne uczestnictwo. Stworzenie lub dostosowanie własnego zestawu norm proceduralnych i behawioralnych może regulować spotkanie i kierować go w kierunku bogatszych wyników.

Pełne zrozumienie każdej podstawowej zasady na początku każdego spotkania będzie ważne, aby uczestnicy zgodzili się i spróbowali dostosować się do pożądanych standardów.

5. Istnieją kluczowe role przypisane do utrzymania porządku spotkania

Najbardziej udane spotkania mają pewne podstawowe role, które mogą być przypisane uczestnikom jako podwójna rola lub osobom zewnętrznym. Przypisane role zależałyby od długości spotkania, liczby uczestników i celu spotkania.

Chronometrażysta

Poproś wolontariusza o monitorowanie czasu w oparciu o program. Można to przełożyć na obowiązki przewodniczącego spotkania lub moderatora, jednak jeśli spotkanie jest długie lub oczekuje się, że będzie miało charakter złożony, najlepiej będzie poprosić o oddzielnego wolontariusza.

Rolą chronometrażystów jest ostrzeganie uczestników, kiedy zbliża się koniec czasu dla określonego punktu programu, aby grupa mogła zdecydować o dodatkowym czasie, jeśli wynik nie został osiągnięty, lub zgodzić się na kontynuację.

Flipchart / Whiteboard Note Taker

Kiedy ktoś zapisuje postęp spotkania na flipcharcie lub tablicy, daje to szeroki wgląd w postęp spotkania.

Tworzenie diagramów może stymulować nowe pomysły lub tworzyć powiązania między koncepcjami, które mogłyby nie powstać w inny sposób. Może również zachęcić osoby, które mogą wahać się przed podzieleniem się, szczególnie w grupie uczestników wokalnych, którzy mają tendencję do przebijania się nad innymi. I odwrotnie, mogłoby to również moderować te osoby, zwłaszcza jeśli ich skłonności wynikają z poczucia, że nikt nie słucha ani nie traktuje poważnie ich pomysłów. Po uchwyceniu pomysłów można się odwoływać, jeśli występują powtórzenia.

Notatki na flipchartach powinny być czytelne i dokładnie przedstawiać kluczowe treści. Mogą być przedstawiane lub towarzyszyć im symbole wizualne lub skróty dla ułatwienia i zręczności. Pod koniec spotkania można je przepisać i dodać do formalnych notatek lub przechowywać i wykorzystywać jako odniesienie podczas kolejnych spotkań.

Notatka ze spotkania / minutnik

Nigdy nie ma gwarancji, że ty i inni członkowie spotkania podzielicie to samo rozumienie w późniejszym terminie tego, co zostało omówione lub uzgodnione, bez względu na to, jak krótkie lub proste mogło być spotkanie. Notatki lub protokoły ze spotkań powinny zawierać zapis ważnych decyzji, porozumień, dyskusji i czynności do wykonania.

Ponieważ mogą istnieć różne interpretacje tego, co stanowi „protokół ze spotkania” lub „notatki ze spotkania”, dobrym pomysłem jest dostarczenie szablonu lub wcześniejsze uzgodnienie formatu.

Osobą odpowiedzialną za przechwytywanie notatek może być uczestnik spotkania lub osoba zewnętrzna, której jedynym celem jest stworzenie dokładnego zapisu spotkania.

6. Istnieje plan działań następczych

Ostatnim sekretem udanych spotkań jest upewnienie się, że spotkanie to było czymś więcej niż tylko „rozmową”. Jeśli istnieje element, który wymaga dalszych działań, powinien mieć przypisany harmonogram i osobę lub osoby odpowiedzialne. Lista pozycji, harmonogramów i osób odpowiedzialnych powinna zostać utworzona i uzgodniona jako część podsumowania pod koniec spotkania. Nie powinno się to ukrywać w treści protokołów / notatek ze spotkania, ale powinno mieć oddzielną sekcję, w której można wyraźnie się do nich odwołać.

Stosowanie tych wskazówek

Oto sześć prostych wskazówek dotyczących bardziej wartościowych spotkań. Możesz mieć pewność, że spotkanie będzie bardziej produktywne, na którym zastosowane zostaną wszystkie lub niektóre z tych wskazówek.

Jeśli planujesz dodać którąkolwiek z tych sugestii do następnego spotkania, możesz zechcieć wdrażać je etapami, aby nie była to przytłaczająca zmiana dla Ciebie ani innych osób zaangażowanych w spotkanie.

Bibliografia:

Schwarz, R. (2016). 8 podstawowych zasad dotyczących wspaniałych spotkań. Źródło 23 lipca 2019 r.