Sześć wskazówek, jak być lepiej zorganizowanym i przygotowanym do pracy

Monica z serialu PRZYJACIELE

Moi współpracownicy i przyjaciele mówią, że jestem najlepiej zorganizowaną i zorganizowaną osobą, jaką znają. Jednak nie zawsze prowadziłem takie życie. W rzeczywistości głównym powodem, dla którego jestem dziś zorganizowany i zorganizowany, jest to, jak bardzo potrafię być zapominalski.

Zawsze mam dużo na głowie i myślę, że to jeden z głównych powodów, dla których tak szybko zapominam. Kiedy po raz pierwszy zacząłem żyć samotnie z dala od rodziców, postanowiłem przestać szukać wymówek i dokonać zmiany dla siebie. Ta zmiana w moim życiu nie tylko sprawiła, że mniej zapominam, ale także pomogła mi odnieść sukces w mojej dzisiejszej karierze.

1. Skorzystaj z kalendarza lub terminarza

Żyję z mojego iCalendar. Jest to funkcja dla Macbooków i iPhone'ów; Możesz jednak używać Kalendarza Google, jeśli nie masz tych urządzeń. Uwielbiam mój kalendarz, ponieważ synchronizuje się nie tylko z moim laptopem, ale także ze smartfonem. Mogę wpisać godzinę rozpoczęcia wydarzenia, a powiadomienie wyskakuje na moim smartfonie na kilka dni przed nim. Mogę również podać opis tego, co muszę zabrać na to wydarzenie i gdzie jest lokalizacja. Moją ulubioną częścią kalendarza cyfrowego jest to, że mogę organizować wydarzenia, używając różnych kolorów dla określonych wydarzeń.

Pamiętaj, że jeśli korzystasz z książki planera, musisz wejść w rutynę sprawdzania jej każdego dnia. Wiedziałem, że tego nie zrobię, dlatego zdecydowałem się na cyfrowy sposób planowania. Dzięki cyfrowemu sposobowi planowania mogę sprawdzić moją dostępność w dowolnym miejscu i czasie.

2. Ustaw alarm

Ustawienie alarmu w telefonie może być łatwe i pomocne także w przypadku drobnych rzeczy. Czasami mogę mieć krótkie spotkanie, na które idę wcześnie rano do pracy. Po wcześniejszym ogłoszeniu spotkania wiem, że zapomnę o nim, jeśli nie będę miał sposobu, bym sobie przypomniał. Natychmiast ustawię alarm w telefonie na 5 minut przed rozpoczęciem spotkania na ten konkretny dzień i oznaczę je jako „spotkanie”.

Uważam, że jest to bardzo pomocne, ponieważ czasami powiadomienie nie wystarcza. Jest to szczególnie ważne, jeśli masz zajęty zawód, w którym nie masz czasu na sprawdzanie telefonu w ciągu dnia. Uwielbiam to, jak mój budzik będzie nadal dzwonił w mojej torebce, dopóki go nie wyłączę. Zmusza mnie do przerwania pracy, zobaczenia przypomnienia i punktualnego dotarcia na spotkanie.

3. Twórz wirtualne karteczki samoprzylepne za pomocą Google Keep

Przyklejanie karteczki samoprzylepnej do górnej części ekranu komputera w pracy to kolejny sposób, w jaki przypominam sobie o nadchodzących wydarzeniach. Jednak w pracy, w której jestem ciągle zajęty i chodzę po okolicy, nie zawsze mam czas na pisanie na karteczce samoprzylepnej, kiedy tego potrzebuję. Korzystam z cyfrowych karteczek samoprzylepnych, znanych jako Google Keep, gdy mam długą listę rzeczy do zrobienia. Możesz je zaznaczyć i ustawić przypomnienia. Możesz udostępniać cyfrowe karteczki samoprzylepne każdemu, kogo chcesz, aby mogli edytować i skreślić z tobą. Jest to świetne, gdy pracujesz nad projektem zespołowym ze współpracownikiem. To świetne źródło komunikacji.

Nie tylko możesz uzyskać do niego dostęp na swoim komputerze, ale możesz także uzyskać do niego dostęp za pomocą aplikacji na smartfonie. Najlepszą cechą jest funkcja lokalizacji. Możesz umieścić przypomnienie na karteczce w Google Keep i ustawić lokalizację swojego adresu służbowego. Jak tylko podjedziesz pod adres, na smartfonie wyłączy się przypomnienie.

4. Utwórz Dysk Google

To zbiór, który uwielbiam w przypadku kopii cyfrowych. Dysk Google umożliwia dostęp do plików w dowolnym miejscu na dowolnym komputerze. Możesz nawet uzyskać dostęp do swoich plików ze smartfona za pośrednictwem aplikacji Dysk Google. Wygoda tego narzędzia ogromnie mi pomogła, zwłaszcza gdy jestem w ruchu i nie mam przy sobie komputera.

5. Użyj folderów i nadaj im etykiety

Porządkowanie dokumentów w folderach to kolejny świetny sposób na utrzymanie porządku. W zależności od rodzaju wykonywanej pracy Twoja praca może wymagać wielu dokumentów lub kopii, na których musisz się zawiesić. Jeśli umieścisz je wszystkie na jednym stosie w jednym miejscu, łatwo się zgubią. Pobierz kilka standardowych folderów, folderów manilla lub obu i oznacz je w sposób, który pomoże Ci śledzić dokumenty. Posiadanie określonych dokumentów i kopii w określonych miejscach na dłuższą metę spowoduje mniejszy ból głowy.

6. Użyj segregatora z wieloma zakładkami segregatora

To kolejny sposób na uporządkowanie całej naszej dokumentacji, jeśli nie chcesz, aby foldery były wszędzie. Jednak możesz nie być w stanie włożyć tam ważnych dokumentów, ponieważ musiałbyś je dziurkować. Zalecam zakładki dla każdej kategorii, do której należą twoje prace. Jeśli nie chcesz wychodzić i kupować zakładek, zawsze możesz stworzyć własne. Sam to zrobiłem, ale zajmuje to dużo czasu, a były bardzo słabe, ponieważ zostały wykonane z papieru budowlanego.

Dokonać zmiany

Nie pozwól, aby Twoje zapomnienie lub bałagan obniżyły Twoją wydajność w pracy. Jeśli postrzegasz to jako problem, to do Ciebie należy wprowadzenie tej zmiany. Wyznacz sobie cele i powoli włączaj organizację do swojego życia zawodowego, aż stanie się ona drugą naturą. Ludzie to zauważą i odniesiesz większy sukces w swojej karierze.