Źródła poprawy jakości dla lepszego miejsca pracy

„Osiemdziesiąt pięć procent przyczyn niepowodzeń to braki w systemach i procesach, a nie pracownik. Rola kierownictwa polega na zmianie procesu, a nie na zmuszaniu jednostek do lepszej pracy”. —W. Edwards Deming

Stworzone przez: Joshua Crowder

Ciągła poprawa jakości

Zwłaszcza od czasów boomu internetowego firmy - przynajmniej te odnoszące sukcesy - to instytucje, które się zmieniają. W dzisiejszych czasach najnowocześniejsze technologie i procesy, które je napędzają, stają się przestarzałe w ciągu kilku lat. Aby zachować konkurencyjność, firmy muszą walczyć z tym trendem poprzez poprawę jakości produktów i procesów.

Znalezienie pomysłów na poprawę może być tak proste, jak wzięcie pod uwagę pomysłu pracownika, udokumentowanie skargi klienta, a nawet przyjrzenie się podejściu innej firmy w porównaniu z Twoim. Tworząc inicjatywę jakościową dla swojej firmy, najlepiej przyjrzeć się temu, co działało w przeszłości.

Jeśli wcześniej wdrożyłeś proces, który poprawił jakość i zadziałał, dlaczego nie wdrożyć go w innym miejscu w firmie lub zmodyfikować tak, aby działał? Kluczową fazą, do której przechodzę, jest „najmniejsza ścieżka oporu”. Inną rzeczą, którą możesz zrobić, rozpoczynając modernizację jakości, jest burza mózgów na temat złagodzenia ograniczeń istniejących procedur jakości.

Nie mogę opracować dla Ciebie planu poprawy jakości, ale korzystając z testów porównawczych, opinii pracowników i klientów, powinieneś być w stanie znaleźć pomysły, które pomogą Ci działać!

Co to jest benchmarking?

„Benchmarking” oznacza porównanie kosztów, produktywności i czasu procesów lub metod ze standardami i najlepszymi praktykami. Benchmarking pomaga firmie zrozumieć, na jakim etapie stoi firma. Jeśli norma jest uznawana za normę, może być konieczne rozważenie ciągłego doskonalenia, aby firma mogła doskonalić się zgodnie z tym standardem.

Aby umożliwić analizę porównawczą, należy najpierw zdecydować, jakie wskaźniki zostaną użyte. Wskaźniki mogą obejmować czas potrzebny obsłudze klienta na powitanie dzwoniących, liczbę usterek na jednostkę lub dowolny proces, który może mieć określony rodzaj miernika, który można zmierzyć. Gdy poznasz proces i metryki miary, możesz znaleźć dostawcę, klienta lub dowolną firmę, która pozwoli ci porównać procesy i metryki. Benchmarking może dotyczyć podobnych firm w branży, ale niekoniecznie musi. Poniższy diagram procesu jest przykładem tego, jak firma może skonfigurować proces benchmarkingu.

Na tym przykładzie może wyglądać proces benchmarkingu. Procesy mogą się różnić.

Stworzone przez: Joshua Crowder

Proces i zalety analizy porównawczej

Jak widać na powyższym przykładowym diagramie procesu benchmarkingu, proces rozpoczyna się od decyzji o tym, co ma być testowane. Następnie dane muszą być gromadzone, monitorowane i dokumentowane. Po zweryfikowaniu danych można zadeklarować wewnętrzną podstawę dla metryk i standardów używanych do porównania. Teraz możesz porównać swoje standardy ze standardami innych firm, a następnie przekazać swoje wyniki do przeglądu.

Proces benchmarkingu trwa i może być kontynuowany dla wielu różnych zadań, w które zaangażowana jest firma. Przykład wzorca, który można stworzyć w branży, może dotyczyć jakości pomiaru tworzywa sztucznego. Załóżmy, że w laboratorium przeprowadzasz test udarności dla specjalnego rodzaju tworzywa sztucznego, ale nie masz specyfikacji producenta ani danych dotyczących tego materiału. W tym momencie dobrze byłoby znaleźć kogoś z branży tworzyw sztucznych, z którym można porównać swoje standardy. Jak powiedziałem wcześniej, benchmarking nie musi zajmować się podobną działalnością, o ile możesz wypełnić powyższy wykres, aby porównać podobne mierzalne procesy.

W jaki sposób analiza porównawcza zwiększa konkurencyjność firmy

Benchmarking może na wiele sposobów zwiększyć konkurencyjność firmy. Inne kultury biznesowe, programy szkoleniowe i systemy rozpoznawania mogą zostać przyjęte i przetestowane, aby pomóc firmie znaleźć najlepsze praktyki biznesowe. Jest to zadanie zbiorowe, więc firmy będą musiały chcieć udostępniać dane w zamian za przydatne informacje zwrotne.

Jak zbierać i wykorzystywać opinie klientów

Większość nauk dotyczących jakości opiera się na lepszej obsłudze klienta. Nauki od słynnych guru jakości, którzy opracowali systemy takie jak six sigma i kompleksowe zarządzanie jakością, nie bez powodu koncentrują się w szczególności na kliencie. Klient jest najlepszym źródłem do określenia najlepszego zastosowania i użyteczności wszystkich produktów i usług.

Istnieje wiele sposobów, w jakie firma może nawiązać stałą komunikację z klientem, aby spróbować dowiedzieć się, co myślą o produkcie. System ankiet Amazon jest jednym z największych, jakie kiedykolwiek widziano w handlu detalicznym w USA. Amazon wie, kiedy nadejdą paczki i szybko prosi o recenzje, aby móc rozwiązać wszelkie możliwe problemy, które pojawiają się, zanim klienci zdążą stracić cierpliwość.

Innym sposobem, w jaki wiele firm zbiera dane ankietowe od klientów, są sieci społecznościowe. Jest to bardzo popularne wśród restauracji. Inne sposoby obejmują analizę mowy, notatki systemu CRM, karty odpowiedzi i po prostu rozmowę z klientami. Każda zwrócona negatywna opinia może pomóc naprawić błędy lub stworzyć nowe procesy. Klienci pomagają również w opracowywaniu projektów i ulepszeń większości produktów dla przyszłych generacji.

Coraz popularniejsze staje się zwracanie się do pracowników o porady, jak usprawnić biznes, a coraz więcej firm wdraża programy ciągłego doskonalenia. Ponadto zachęcanie pracowników do większego zaangażowania pomaga im w zwiększaniu motywacji do sukcesu

Jak zbierać i wykorzystywać opinie pracowników

Pracownicy są szczególnie dobrym źródłem informacji zwrotnych dotyczących jakości i usprawnień procesów. Jednym z przykładów, które mam z moich doświadczeń w produkcji lotniczej, jest płyta poprawiająca jakość. Każdy pracownik w całej firmie może wypełnić kartę w celu usprawnienia procesu, naprawy sprzętu lub wszelkich ważnych kwestii dotyczących jakości lub bezpieczeństwa.

Ten mechanizm, który znam, to seria uchwytów na karty ustawionych na ścianie. W poziomie foldery zostały oddzielone strumieniami wartości. Pracownicy umieszczali sugestie w pierwszej kolumnie swojego strumienia wartości. Po zatwierdzeniu przez przełożonego działu sugestia przesunęłaby następną kolumnę i tak dalej, przez serię zatwierdzeń. Ostatecznie, jeśli sugestia przeszła wszystkie przeglądy, kierownik budynku zatwierdziłby pomysł i wyznaczył termin wykonania działań usprawniających.

Pracowników nie kierowała tylko główna nagroda w postaci karty paliwowej o wartości 100 USD, ale mieli oni szansę na dokonanie pozytywnej zmiany. Więcej firm musi wprowadzić mechanizmy, dzięki którym pracownicy będą zaangażowani w ulepszanie firmy.

Powyższe narzędzie jest tablicą ciągłego doskonalenia. Pracownicy mogą otrzymać uprawnienia do zgłaszania pomysłów, które rozwiązują problemy, ulepszają procesy, a nawet eliminują zagrożenia w pracy. Karty są wypełniane i umieszczane w pierwszej kolumnie i postępują zgodnie z działem. atesty.

Stworzone przez: Joshua Crowder

Korzystanie z kręgów jakości

Niektóre firmy rozpoczynają krąg jakości, aby analizować i rozwiązywać problemy związane z jakością w firmie. Większość pracowników zaangażowanych w kręgi jakości ma niższe umiejętności, a grupą kieruje kierownik lub przełożony. Powodem, dla którego grupa składa się z pracowników niższego szczebla, jest po prostu fakt, że znają oni więcej problemów w całej firmie z pierwszej ręki. Tak jest w przypadku dużego zakładu produkcyjnego lub magazynu.

Nie możesz mieć grupy profesjonalistów, którzy sami decydują o tym, jakie środki poprawy należy podjąć, gdy nie uczestniczą fizycznie w środowisku pracy.

Bądź bardziej świadomy jakości

Jest więcej niż prawdopodobne, że Twoja firma czerpie pomysły wysokiej jakości z jednej z trzech powyższych kategorii. Punkt, który naprawdę staram się odnieść do domu, to fakt, że nawet jeśli firma wydaje się dobrze sobie radzić, nadal wymaga analizy pod kątem nowszych typów metod jakości.

Firmy, które teraz zaniedbują rozpoczęcie ulepszeń, naprawdę zaczną pozostawać w tyle. Do 2030 r. Jedna trzecia siły roboczej będzie bezrobotna z powodu automatyzacji. Jeśli Twoja firma pozostanie w tyle jako jedna z firm, które w dużym stopniu polegają na tych samych starych metodach, nie dasz rady. Poza tym od ponad 50 lat jesteśmy za Japonią pod względem jakości.

© 2018 Joshua Crowder