Planowanie strategiczne przy użyciu inteligentnej analizy SWOT i szybowania

Planowanie strategiczne

Pisanie dynamicznego planu strategicznego i ocena organizacji powinno obejmować sprawdzone narzędzia analityczne.

„Planowanie strategiczne to systematyczne podejście danej organizacji do podejmowania decyzji w kwestiach, które mają fundamentalne i kluczowe znaczenie dla jej długotrwałego zdrowia i witalności” (Steiss).

Oto 3 narzędzia analityczne, które Twoja organizacja powinna rozważyć:

SMART: Konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i ograniczone w czasie

SOAR: mocne strony, możliwości, aspiracje i wyniki

SWOT: mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia

Pisanie celów SMART

Czy cele Twojej organizacji są zapisane w formie celów „SMART”? Czy są „konkretne”, „wymierne”, „osiągalne”, „istotne” i „ograniczone w czasie”? Przykład: do 30 czerwca 2021 r. 100% pracowników pomyślnie ukończy kurs bezpieczeństwa OSHA.

Cele SMART są ważne w planowaniu strategicznym, ponieważ koncentrują się na efektywności organizacji. Cele i zadania, które są jasne, wydajne i skuteczne, wykraczają poza organizację i zainspirują kierownictwo i pracowników do pójścia w jej ślady.

Rozważ te trzy obszary celów: świadczenie usług, zasoby ludzkie i rozwój zasobów. Napisz cele dla tych trzech obszarów zgodnie z formatem SMART. Twoje cele związane z rozwojem zasobów powinny zmierzać do zwiększenia liczby wolontariuszy i wkładu. Napisz cele, aby były wymierne i osiągalne.

Składniki planu strategicznego

• Napisz jasne cele i zadania.
• Ustal rozsądne ramy czasowe.
• Mierz produktywność, poprawę jakości i przeprowadzaj analizę kosztów.
• Szukaj współpracy, inspiruj innowacje i mierz wpływ korzyści dla społeczności.
• Napisz budżet powiązany z wymogami dotacji, co pozwoliłoby na bardziej wymierne pomiary wyników, a także analizę kosztów i korzyści.
• Zidentyfikuj wykonawczą rolę w zarządzaniu zmianą i ogólnej kontroli organizacyjnej.
• Oceń kierunek i cel swojej organizacji.
• Zidentyfikuj i określ ilościowo mierniki wydajności.
• Twój plan powinien kłaść nacisk na poprawę relacji z klientem.

Analiza SWOT

Są s trengths, w eaknesses, o pportunities i t hreats zidentyfikowany? Analiza SWOT jest powszechnie akceptowanym narzędziem oceny wyników. Jednak powinno to być coś więcej niż ćwiczenie generujące listy (Kearns). Dokładnie oceń swoją organizację za pomocą czterech narzędzi analitycznych.

Skoncentruj się na zidentyfikowaniu więcej mocnych niż słabych stron swojej organizacji. Należy pamiętać, że badania i doświadczenie pokazują, że „skupianie się na mocnych stronach osób i organizacji jest znacznie potężniejsze i skuteczniejsze niż rozwiązywanie problemów”. (O'Neill).

Zidentyfikuj szanse odniesienia sukcesu w swojej organizacji. Niektóre organizacje są kuszone, aby skupiać się tylko na szansach i rozwijać je długo, podczas gdy mocne i słabe strony i zagrożenia nie są poświęcane tak dużej uwagi. Skupianie się na możliwościach daje organizacji poczucie przewidywania i budzi nadzieję i dumę.

Rozwiń wszystkie cztery kategorie odpowiednio i jak najbardziej zrównoważone.

Analiza SOAR

Podobnie jak analiza SWOT, SOAR jest rozsądną alternatywą dla Twojego planu. Zarówno z dwóch narzędzi do planowania i oceny zwrócić się do organizacji w celu identyfikacji s trengths i O pportunities. Jednak SOAR zaprasza swoją organizację w celu identyfikacji a spirations i r YNIKI. Merriam Webster definiuje aspirację jako „Silne pragnienie osiągnięcia czegoś”.

SOAR jest ważny dla zarządzania strategicznego, ponieważ inspiruje innowacje. Jakie są aspiracje i ambicje organizacji? Czy istnieją nowe podejścia do procesu biznesowego, które należy wziąć pod uwagę? Czy można odważyć się na nowe metody? Co zyskało, jeśli wprowadzono nowe pomysły? Jakie były rezultaty? Innowacje i wyniki powinny być mierzalne.

Czynniki demograficzne i ekonomiczne

Szczególnie ważne jest uwzględnienie czynników demograficznych i ekonomicznych, ponieważ są one najbardziej dynamicznymi zmiennymi w planowaniu. Strategiczne cele zarządzania powinny być ograniczone czasowo i obejmować zarówno cele krótkoterminowe, jak i długoterminowe. Czy w określonym czasie przewiduje się różne czynniki demograficzne i ekonomiczne? (Steiss). Chociaż wiele deklaracji misji jest napisanych w perspektywie 3-5 lat, rozważ długoterminowe, 20-30 letnie deklaracje wizji. Rozważ dane rynkowe jako część oceny ekonomicznej swojej organizacji. Określ i dostarcz dane ze spisu powszechnego.

Współpraca i innowacje społeczne

Czy Twoja organizacja obejmuje współpracę, a także przedsiębiorstwa społeczne jako mechanizmy promowania większej innowacji społecznej? Wydajność i poprawę jakości najlepiej mierzyć to, jak dobrze organizacja współpracuje z innymi podmiotami. Czy Twoja organizacja jest w stanie mierzyć innowacje społeczne? Może obejmować inspirujące wkłady społeczności w identyfikację sposobów poprawy warunków społecznych na danym obszarze. Organizacje mają tendencję do identyfikowania wykorzystania współpracy w roli usług programowych. Niektóre programy oferują najnowocześniejsze i najnowocześniejsze praktyki. Te składniki również muszą być mierzalne.

Korzyści dla społeczności i środki oddziaływania

Czy Twoja organizacja dostarcza informacji o osobach, które bezpośrednio czerpią korzyści z tych działań (klientów i członków), a także o środkach mających na celu odzwierciedlenie korzyści netto dla szerszej społeczności? Zbadaj produkty i rezultaty organizacji. Zidentyfikuj korzyści, które można ocenić za pomocą analizy kosztów i korzyści. Alternatywnie, zidentyfikuj i przeanalizuj mierniki wpływu. Niektóre organizacje przedstawiają podstawowe założenia dotyczące usług. Oto przykład niejasnego stwierdzenia znalezionego w raporcie organizacji non-profit: „Zaangażowanie i uczestnictwo w życiu społeczności ma pozytywny wpływ na osoby niepełnosprawne”. Zakładamy, że plan ma pozytywny wpływ, ale brak jest statystyk. Można to również postrzegać jako niedociągnięcie, zwłaszcza jeśli jest to wymagane do zgłaszania środków oddziaływania na dotacje.Organizacja mogła stwierdzić: „W 2020 roku 405 osób niepełnosprawnych skorzystało z naszych usług. 375 znalazło pracę w niepełnym wymiarze godzin”.

Cele dotyczące budżetu, dotacji i procesów

Zapewnij formalny budżet. Czy budżet zawiera roboczy plan finansowy projektu, tak aby postępy i wyniki personelu zarządzającego funduszami mogły być mierzone i raportowane? Zazwyczaj specyfikacje dotacji będą wymagały od personelu przeprowadzania pomiarów wydajności. Każde źródło dochodu i wydatki muszą być jasno udokumentowane. Podaj szczegółowe informacje na temat źródeł finansowania. Unikaj niejasnych stwierdzeń, takich jak: „Umowy rządowe są nadal znaczącym źródłem finansowania”. Zidentyfikuj i określ źródło finansowania. Na przykład, należy wymienić organizacje, które podpisały umowę z wymienionym podmiotem rządowym i podać kwotę finansowania w dolarach. Jeśli jakiekolwiek dotacje zostały wykorzystane do założenia lub utrzymania organizacji, proszę podać dane. Brak dokumentacji może być kolejnym brakiem organizacji podczas oceny grantu.

Wymagania dotacji powinny być uwzględnione w planie strategicznym. Ponadto, czy budżet jest bezpośrednio powiązany z metodami (celami procesu) i komponentami oceny w ramach specyfikacji dotacji i wymagań? Ważne jest, aby powiązać budżet z celami procesu, aby zwiększyć opłacalność i wydajność.

Niektóre organizacje określają wysiłki w zakresie pozyskiwania funduszy jako część planowania finansowego i strategicznego. Unikaj niejasnych stwierdzeń, takich jak: „Liczba składek wspierających budżet operacyjny wzrosła o 25%”. Zidentyfikuj kwotę przeznaczoną na zbiórkę funduszy, aby każdy mógł obliczyć wzrost o 25%. Kolejny przykład niejasnego stwierdzenia znalezionego w planie strategicznym: „Mamy fundusz dożywotni w wysokości 1 miliona dolarów”. Potrzebnych jest więcej szczegółów dotyczących sposobu tworzenia funduszu na życie. Twój plan strategiczny musi zawierać kopię budżetu i łączyć go z celami procesu.

Przykład wymagań dotacji

Efektywna komunikacja

Czy administracja Twojej organizacji szeroko informuje o potrzebie zmiany i jak można ją z powodzeniem przeprowadzić? Ważne jest, aby pokazać, że szeroka komunikacja może być prowadzona skutecznie i opłacalnie. Jeśli Twoja organizacja przechodzi zmiany, jaki proces komunikacji jest używany? Jak jest zarządzany lub kontrolowany? Chociaż wiele organizacji przewiduje zmianę, plan kontroli i komunikacji nad nią muszą być dobrze rozwinięte.

Zaangażowanie kierownictwa w zmianę

Jeśli zmiana zostanie wdrożona w nowym systemie zarządzania, czy skutkuje ona zaangażowaniem kierownictwa, otwartą i opartą na zaufaniu kulturą oraz wzmocnieniem pozycji pracowników, czy też istnieją dowody na to? Chociaż może to być trudne do zidentyfikowania i zmierzenia, czy plan strategiczny omawia lub oferuje wgląd w to, czy kierownictwo jest zaangażowane? Czy kultura jest kulturą, która wykracza poza relacje zawodowe i budzi nadzieję, przekonanie i zaufanie do organizacji i do siebie nawzajem? Upodmiotowienie pracowników można wykazać poprzez uwzględnienie wkładu i zaangażowania oraz stopień swobody, jaką mają. Ile swobody przysługuje każdemu pracownikowi?

Niektóre organizacje przestrzegają zestawu podstawowych wartości operacyjnych. Czy Twoja organizacja promuje opiekuńczą postawę, szybkość reakcji, szacunek, zindywidualizowane wsparcie, różnorodność, uczciwość i odpowiedzialność, najnowocześniejsze praktyki, partnerstwa, rzecznictwo i stabilność finansową? Jeśli tak, w jaki sposób są mierzone? Agencje usługowe powinny skupić się na relacjach ze swoimi klientami. Skoncentruj się na relacji pracownik-kierownictwo. Dobrze napisany plan strategiczny będzie również uwzględniał wzmocnienie pozycji pracowników.

Zalecenia

Chociaż istnieje wiele kryteriów, które można wykorzystać do dokładnej oceny planu strategicznego, pamiętaj o uwzględnieniu tych kluczowych znaczników oceny:

Budżet

Twój plan powinien zawierać budżet. Podaj informacje o wymaganiach dotacji i wszelkich funduszach rządowych. Uwzględnij kwoty. Połącz budżet z planem. To z kolei pozwoliłoby na wymierne standardy wykonania.

Cele i zadania

Cele i zadania powinny jasno odpowiadać kryterium „SMART”. Upewnij się, że cele są mierzalne. Podaj dane do obliczenia stosunku kosztów do korzyści. Zapewnij wymierne dane wejściowe, produkty, wyniki i skutki.

Zaangażowanie pracowników

Kierownictwo powinno stworzyć pozytywne środowisko pracy poprzez wspieranie wkładu zespołu. Jest to szczególnie ważne w agencji usługowej, aby agenci mogli skutecznie docierać do potrzebujących z poczuciem dumy i innowacyjności.

Podsumowanie

Dobrze wyważony plan strategiczny będzie starał się uwzględnić wszystkie trzy metody planowania i analizy (SMART, SWOT i SOAR). Powinien być napisany w taki sposób, aby umożliwić korektę ewentualnych braków. Plan powinien zawierać informacje budżetowe, a także wymagania dotyczące dotacji. Podkreśl mocne strony i możliwości. Rozpoznaj zagrożenia i słabości. Bądź otwarty na zmiany i rozważ dynamikę swojego planu. Podążanie za tymi inicjatywami umożliwi Twojej organizacji poruszanie się w naszych ciągle zmieniających się czasach.

Bibliografia

Australijska Komisja ds. Produktywności (2010). Wkład sektora non-profit, raport z badań, Canberra.

Chanley, S. (2011). Tydzień 5: tydzień 6 analiza kosztów i budżetowanie - wykład 6 tydzień.

Cummings, TG i Woorley, CG (1995). Wymagania dotyczące udanej zmiany organizacyjnej . Authenticity Consulting LLC. Pobrane z: http://managementhelp.org/misc/reqs-for-successful-change.pdf#search="cummings ”

Kearns, KP (1992). Od przewagi komparatywnej do kontroli szkód: wyjaśnianie kwestii strategicznych za pomocą analizy SWOT. Zarządzanie organizacją non-profit i przywództwo 3 (1), 3–22. doi: 10.1002 / nml.4130030103

O'Neill, C. (2007). SOAR don't SWOT: Planowanie strategiczne oparte na zasobach. Rady non-profit i przegląd zarządzania . Rancho Santa Margarita, Kalifornia: Charity Channel LLC.

Steiss, AW (2003). Zarządzanie strategiczne dla organizacji publicznych i non-profit. Nowy Jork: Marcel Dekker, Inc