Poświęć minuty - dyplom OCR NVQ poziom 3 z biznesu i administracji

Poświęcanie minut jest niezbędne w każdym biznesie.

David Travis, CC0, przez Unsplash

Wprowadzenie:

Ta jednostka jest opcjonalną jednostką Grupy B na Poziomie 2 z 4 kredytami. Jednostka ta pomaga kandydatowi w dobrej znajomości i zrozumieniu zadań podczas protokołowania, roli przewodniczącego i protokolanta w spotkaniach, procedurze protokołowania, przygotowaniu do protokołowania oraz przestrzeganiu procedur organizacyjnych, polityk i wytycznych minuty

Proszę znaleźć osobiste oświadczenie dotyczące tego urządzenia!

PS: Uprzejmie proszę, nie kopiuj niczego przesłanego tutaj i wyświetlaj je w swoim pliku. Zostało to opublikowane tutaj, wyłącznie po to, aby pomóc Ci zrozumieć, czego oczekują od Ciebie i jak musisz pisać. Będziesz musiał odnosić się do własnego obszaru roboczego i organizacji i trzymać się tego podczas przygotowywania plików. Dziękuję za współpracę.

1.1 Jaki jest cel spotkań?

Głównym celem spotkań jest dzielenie się pomysłami i wyrażanie różnych myśli. Spotkania są wykorzystywane w prawie każdej organizacji jako sposób przekazywania informacji innym osobom, gdzie ich głównym zadaniem jest informowanie, poszukiwanie pomysłów, szukanie wyjaśnień, rozwiązywanie problemów, omawianie propozycji / sposobów pracy, podejmowanie decyzji i rozstrzyganie sporów.

1.2 Jakie są wymogi organizacyjne i prawne, które mogą mieć zastosowanie do pobierania minut?

Protokół powinien dokładnie odzwierciedlać program spotkania. Struktura protokołu jest zgodna z listą punktów porządku obrad. Aby efektywnie zajmować minuty, musisz mieć gotowy szablon oparty na punktach programu. Zostaw dużo miejsca na zapisywanie notatek w trakcie spotkania. Pomoże Ci to uniknąć zdezorientowania i płynnie poruszać się po elementach w trakcie spotkania.

Protokoły to dokumenty prawne, które służą jako dowód dla przyszłych odniesień dotyczących wszelkich dyskusji przeprowadzonych na spotkaniu. Protokół powinien zawierać tytuł, godzinę, datę, miejsce spotkania, nazwiska uczestników, przeprosiny, gości, pozycje, wymagane czynności i datę następnego spotkania.

Pamiętaj, aby zapisać działania dla każdego punktu programu i przez kogo. Protokół musi być dokładny, ponieważ ludzie będą się do niego odnosić w przyszłości i powinni być w stanie dokładnie zrozumieć, co wydarzyło się podczas spotkania.

1.3 Dlaczego protokół powinien być dokładnym zapisem dyskusji i decyzji?

Protokół powinien być sporządzony dokładnie i zwięźle, aby każda osoba, niezależnie od tego, czy była obecna na spotkaniu, mogła wiedzieć, co się wydarzyło.

Protokół służy jako oficjalny zapis działań, które miały miejsce na spotkaniu i stanowi zapis historyczny dla zespołu lub działu. Nawet jeśli ludzie zapomną przypomnieć sobie, co wydarzyło się na spotkaniu lub o tym, co zostało omówione i postanowione, protokół pomoże im odnieść się do nich i uzyskać te informacje. Protokoły również rejestrują podjęte działania i działania, które należy podjąć. Działa więc jako przypomnienie określające terminy, których należy dotrzymać. Protokół zawiera również informacje dla osób, które nie były obecne na spotkaniu.

1.4 Jaki jest cel dokumentów i terminów, które są powszechnie używane na spotkaniach?

Dokumenty spotkań są tworzone, gdy firma zbiera się w celu omówienia spraw związanych z obecną i przyszłą działalnością firmy.

Trzy wspólne dokumenty ze spotkań to:

• Zawiadomienie o spotkaniu (szczegóły takie jak data, godzina, rodzaj spotkania, lokalizacja, cel spotkania)
• Agenda (szczegółowe zestawienie porządku obrad)
• Protokół (protokół / dowód spotkania ze szczegółami, takimi jak miejsce i czas spotkania, cel spotkania, uczestnicy, przewodniczący spotkania, przeprosiny, porządek obrad, przegląd protokołów z poprzedniego spotkania, data, godzina i miejsce następnego spotkania oraz godzina zamknięcia spotkania)

2.1 Jaka jest rola przewodniczącego i inne formalne obowiązki na spotkaniach?

Zadaniem przewodniczącego jest zapewnienie dokładnego zapisu posiedzenia. Przewodniczący posiedzenia ma obowiązek

• Pomóż protokołowi w uzgadnianiu punktów programu.
• Postępuj zgodnie z punktami porządku dziennego po kolei.
• Poinformowanie protokolanta o wszelkich punktach, które mają zostać usunięte z uzgodnionego porządku obrad.
• Podsumuj konkretne punkty, decyzje lub działania uzgodnione dla każdego punktu porządku obrad przed przejściem do następnego punktu.
• Zgadzam się i przedstawiam podsumowanie długich dyskusji.
• Przejrzyj protokoły, gdy są napisane jako wersja robocza.

2.2 Jak pracujesz w partnerstwie z przewodniczącym podczas robienia minut?

Omawiam z przewodniczącym, zanim posiedzenie rozpocznie zatwierdzanie punktów porządku obrad, a także na temat wszystkich gości biorących udział w posiedzeniu. Uzyskuję porady dotyczące czasu i miejsca spotkań, jeśli zwykłe pomieszczenie, w którym odbywa się spotkanie, jest niedostępne. W razie wątpliwości pytam, czy do protokołu należy dodać jakąś dyskusję. Wyjaśniam również wszelkie terminy techniczne omawiane na spotkaniu, aby uniknąć zapisywania błędnych informacji. Po spotkaniu sporządzam protokół tak szybko, jak to możliwe, i proszę o jego zatwierdzenie przez mojego przełożonego przed przekazaniem go członkom.

3.1 / 2 Dlaczego powinieneś aktywnie słuchać, biorąc minuty i jak to robisz?

Powinienem słuchać aktywnie podczas protokołowania, ponieważ służą one jako zapis decyzji i szczegółów wszystkiego, co jest omawiane i uzgadniane na spotkaniu.

Oto kilka sposobów, w jakie to robię:

• Muszę słuchać analitycznie, szukając głównych pomysłów i szczegółów.
• Wyjaśniam rzeczy, których nie rozumiem lub proszę przewodniczącego o powtórzenie faktów, których nie rozumiem.
• Uwzględniam odczucia prelegentów i słuchaczy.
• Jestem proaktywny i gotowy do odpowiedzi.
• Eliminuję czynniki rozpraszające (hałas, zakłócenia itp.) I koncentruję się na mówcy, aby nie przegapić ważnych punktów i czynności, które należy nagrać.

3.3. Jak robisz notatki podczas dyskusji na spotkaniach?

Na spotkanie przychodzę wcześniej, upewniam się, kto jest przewodniczącym, siadam obok przewodniczącego i sprawdzam, czy wszyscy mają wszystkie dokumenty (porządek obrad) i biorę zapasowe. Przeczytałem wszystkie dokumenty na długo przed spotkaniem i proszę o nazwiska obecnych osób. Słuchaj uważnie, zapisz słowa kluczowe i zapisz decyzje. Proszę o wyjaśnienie i sprawdzam notatki z przewodniczącym.

3.4 / 5 Dlaczego powinieneś otrzymać wyjaśnienie i jak to zrobić?

Wszelkie wątpliwości pojawiające się przy spisywaniu protokołu wymagają wyjaśnienia, ponieważ są to decyzje podejmowane w grupie i pomagają w przyszłości.

Wyjaśniam sprawy, prosząc przewodniczącego lub grupę o powtórzenie lub nieco powolną rozmowę, jeśli mam wątpliwości w jakiejkolwiek dyskusji. Daję sobie czas na słuchanie i eliminowanie rozpraszania się.

3.6 W jaki sposób sortujecie, selekcjonujecie i organizujecie informacje w celu uzyskania minut?

Do sporządzania minut używam spójnego szablonu. Cel spotkania różni się w zależności od rodzaju spotkania, więc układ protokołów również może się różnić.

Zastosowany szablon ułatwi również zlokalizowanie ważnych informacji i powinien być spójny w całej serii spotkań.

Strukturyzuję minuty w następujący sposób:

• Tytuł spotkania.
• Data i godzina spotkania.
• Lista wszystkich obecnych pod tytułem „Obecni”.
• Lista wszystkich nieobecnych, którzy przesłali przeprosiny, powinna być umieszczona w tytule „Przeprosiny”.
• Potwierdzenie, że protokół z poprzedniego spotkania został uzgodniony. Należy podać datę poprzedniego spotkania.
• Wszelkie poprawki lub działania wynikające z protokołu z poprzedniego posiedzenia powinny zostać zapisane.
• Wszelkie sprawy wynikające z poprzedniego protokołu należy ująć w tytułowych sprawach do omówienia.
• Protokoły powinny zawsze mieć taką samą kolejność, jak podczas spotkania.
• Data następnego spotkania.

3.7 Co oznacza używanie odpowiedniego tonu i profesjonalnego języka w ciągu kilku minut?

Protokół jest zapisem tego, co dokładnie wydarzyło się podczas spotkania. Powinien więc mieć zapis dyskusji i działań. Powinien skupiać się na tematach, które zostały omówione, i zawierać jasne informacje o tym, jakie decyzje podjęto dla każdego z nich. Protokół musi być napisany pełnymi zdaniami i wystarczająco szczegółowo. Takie postępowanie pomoże każdemu czytelnikowi nieobecnemu na spotkaniu zrozumieć, o czym właściwie dyskutowano.

PS: Uprzejmie proszę, nie kopiuj niczego przesłanego tutaj i wyświetlaj je w swoim pliku. Zostało to opublikowane tutaj, wyłącznie po to, aby pomóc Ci zrozumieć, czego oczekują od Ciebie i jak musisz pisać. Będziesz musiał odnosić się do własnego obszaru roboczego i organizacji i trzymać się tego podczas przygotowywania plików. Dziękuję za współpracę.