Zajmowanie minut: część I.

Livingsta's Photography

Wprowadzenie

Ten artykuł został napisany, aby pomóc kandydatom, którzy chcą zdobyć kwalifikacje w biznesie i administracji. Nie oznacza to, że nie będzie to pomocne / przydatne dla innych. Ten artykuł przyniesie korzyści każdemu, kto pracuje dla firmy lub organizacji i poświęci kilka minut na sporządzenie dokładnych zapisów dyskusji i decyzji podjętych podczas spotkań oraz rejestrowanie działań w ramach ich roli zawodowej.

Aby móc wypowiadać się na spotkaniu, należy posiadać dobre umiejętności komunikacyjne, umiejętności oceny, umiejętności interpersonalne, organizacyjne i planistyczne. Robienie minut to nie tylko siedzenie na spotkaniu i pisanie notatek. Wymaga wielu przygotowań przed i po spotkaniu, a także wielu umiejętności, aby wyjść z jak najlepszego zapisu minut.

Zanim spotkanie faktycznie się odbędzie, należy się do niego przygotować pod względem miejsca, uczestników, programu, poczęstunku, wymagań dostępu i potrzebnych dokumentów. Do wszelkich prezentacji musisz być przygotowany z całym sprzętem, takim jak laptop, rzutniki, materiały i dokumenty niezbędne do przedstawienia pomysłów.

Przed rozpoczęciem spotkania zanotuj wszelkie wprowadzone w ostatniej chwili zmiany w programie. Zawsze przechowuj kopię spraw, które pojawiły się podczas ostatniego spotkania i punktów akcji. Poświęcając kilka minut, najlepiej mieć szablon, który będzie odpowiadał wymaganiom, stylowi i standardom organizacji.

Po ukończeniu tego bloku kandydat będzie dobrze znał rolę spotkań, przyczyny ich odbywania, wymogi prawne i organizacyjne, które mogą mieć zastosowanie do sporządzania protokołów, dlaczego protokoły są sporządzane i jakie korzyści płyną, dlaczego protokoły muszą być dokładne i różne dokumenty używane na spotkaniach jako część procesu protokołowania, przed i po spotkaniu.

Kandydaci będą również posiadać wiedzę na temat różnych rodzajów protokołów i stylów ich pisania, jak układać protokoły i pisać je w odpowiednim tonie językowym, a także jak je przechowywać i jaki jest cel ich bezpiecznego i bezpiecznego przechowywania. Zostały one omówione w trzeciej części tej serii.

Przed przystąpieniem do tej jednostki należy poznać definicję lub znaczenie minut.

Protokoły są dokumentami formalnymi i są podsumowaniem zapisów ze spotkania. Są dokładne i zawierają informacje o tym, o czym dyskutowano na spotkaniu, jakie były zalecenia, decyzje podjęte w trakcie dyskusji i ich punkty działania.

Dobrze napisane protokoły będą zwięzłe, dokładne i zawierające informacje oraz będą logicznie przedstawiane z jasnymi dyskusjami, zaleceniami, decyzjami i punktami działań.

Rola spotkań

Słownik definiuje spotkanie jako „ formalnie zorganizowane spotkanie ” lub „ społeczny akt zgromadzenia się w jakimś wspólnym celu ”.

Spotkanie to spotkanie dwóch lub więcej osób w celu dyskusji, wymiany informacji i osiągnięcia porozumienia. Spotkania mogą odbywać się na różne sposoby, np. Twarzą w twarz, połączenia konferencyjne, wideokonferencje itp. Spotkanie nie powinno być stratą czasu i być efektywne. Skuteczne spotkania odbywają się przy odpowiednim planowaniu i powinny mieć cel i wynik.

Role spotkań to:

• Koordynacja działań w celu uzgodnienia wspólnej decyzji.
• Aby podejmować decyzje szybciej niż w przypadku połączeń telefonicznych i e-maili. Na przykład może to być frustrujące, gdy dzwonią do ludzi i zostawiają wiadomości głosowe lub wysyłają do nich e-maile i czekają na odpowiedź przez długi czas.
• Aby zaoszczędzić czas, na przykład napisanie wiadomości e-mail, która nadal może być niejasna dla odbiorcy, zajęło Ci ponad 15 minut, można omówić w ciągu dwóch minut, jeśli spotkasz się twarzą w twarz.
• Dzielenie się informacjami, zdobywanie lub poszukiwanie pomysłów i informacji oraz wyjaśnianie rzeczy.
• Aby rozwiązać problemy lub jakiekolwiek problemy i zaplanować strategie pracy.
• Aby szczegółowo omówić sprawy organizacyjne lub działowe, gdy może to być trudne za pośrednictwem komunikacji e-mail.
• Aby uniknąć nieporozumień, konfliktów i rozbieżności.
• Aby omówić projekty lub cokolwiek związanego z pracą i sposobami jej wykonania.
• Wyjaśnianie i rozwiązywanie konfliktów oraz rozstrzyganie sporów.
• Podejmowanie decyzji w omawianych sprawach i pomoc w śledzeniu działań przeciwko decyzjom podjętym w przeszłości.
• Aby pomóc w szybszym podejmowaniu decyzji, ponieważ każdy jest dostępny w jednym miejscu, aby dyskutować i decydować.
• Negocjować kontrakty i porozumienia w zależności od organizacji lub spraw.
• Dać każdemu szansę wypowiedzenia się i wyrażenia swoich myśli i pomysłów.
• Podejmowanie decyzji i działań w sytuacjach kryzysowych - zarządzanie kryzysowe.
• Aby pomóc w budowaniu zespołu i motywacji.
• Aby pomóc w wyznaczaniu celów i zadań.

Generalnie rolą spotkania jest przeprowadzenie pewnych ważnych dyskusji i podjęcie decyzji poprzez zgromadzenie wszystkich zaangażowanych członków w jednym miejscu. Pozwoli to uniknąć wielu połączeń telefonicznych, e-maili i zamieszania z tym związanych, pomagając w podejmowaniu jasnych decyzji i przypisywaniu działań odpowiedniej osobie, osobom lub działowi.

Wymagania prawne i organizacyjne, które mogą dotyczyć protokołów

Protokoły ze spotkań muszą z wielu powodów spełniać wymogi prawne i organizacyjne organizacji.

Minimalne wymagania, których oczekuje się od protokołów, to szczegóły

• Gdzie odbyło się spotkanie?
• Kiedy odbyło się spotkanie, w tym data i godzina?
• Kto był obecny na spotkaniu i ich różne role na spotkaniu?
• Kto był nieobecny?
• Jak doszło do spotkania?
• Co się wydarzyło na spotkaniu?
• O czym rozmawiano na spotkaniu?
• Jaka była decyzja i oficjalne punkty działań podczas dyskusji i decyzji?

Protokoły służą jako prawnie wiążące dokumenty w wielu sytuacjach i w wielu organizacjach i mogą służyć jako dowód pewnych dyskusji i decyzji, gdy w przyszłości pojawią się wyzwania prawne.

Protokół musi zawierać datę następnego spotkania na końcu oraz, jeśli to możliwe, również godzinę i miejsce. Protokół musi udokumentować obecność kworum, ponieważ większość ważnych decyzji wymaga minimalnej liczby osób, aby podjąć decyzję. Na przykład w mojej organizacji, gdy decyzje są podejmowane na spotkaniu zespołu przez Operations Managera, oczekują obecności lidera zespołu, aby decyzja była ważna jako część prawnego i organizacyjnego wymogu naszej organizacji.

Korzyści z protokołu jako dokładnego zapisu dyskusji i decyzji

Protokoły są sporządzane zarówno z formalnych, jak i nieformalnych spotkań. Spotkanie może być krótkim spotkaniem, posiedzeniem komitetu / zarządu lub dyskusją grupową, itp. Styl protokołów różni się w zależności od celu.

Protokół jest zapisem wydarzenia lub spotkania, a zatem jest rejestrowany w celu formalnego potwierdzenia tego, co się wydarzyło lub co zostało omówione i zadecydowane na spotkaniu. Pomaga osobom, które nie mogły uczestniczyć w spotkaniu, a także pomaga organizacji lub firmie w uzyskaniu przyszłych referencji. Z tego powodu protokoły muszą być dokładne.

Celem i zaletami protokołu jako dokładnego zapisu dyskusji i decyzji są:

• Wiele firm nie tylko będzie miało protokoły zapisane do własnego użytku i dokumentacji, ale będzie także musiało udostępniać te informacje swoim spółkom partnerskim i udziałowcom. W takich przypadkach protokoły dostarczają dowodów na występowanie spotkań, a także odzwierciedlają jakość i standardy organizacji.
• Stanowią zapis dyskusji i decyzji, a tym samym służą jako pamięć i historia organizacji.
• W przypadku organów władzy publicznej protokoły będą musiały zostać udostępnione opinii publicznej. Tak więc zapisy ze spotkania będą dostępne dla publiczności, ponieważ ludzie będą chcieli znać wyniki spotkań i dyskusji oraz sposób ich wykonania.
• Protokoły mogą służyć do monitorowania decyzji i działań, o których mowa w przypadku konfliktu w przyszłości.
• W minutach pojawią się punkty działań, które należy podjąć, a te pomogą w zmianach i usprawnieniach organizacji, a zatem minuty będą przypomnieć o tych działaniach, osobie, która musi je wykonać iw jakim czasie należy to zrobić..
• Dzielenie się protokołami z zainteresowanymi osobami, które nie były w stanie uczestniczyć, będzie na bieżąco informować ich o wszelkich zmianach, dyskusjach i decyzjach.
• Ogólnie rzecz biorąc, te minuty pomagają organizacji się rozwijać, a także pomagają budować działy i członków zespołu.

Przykładowy szablon programu spotkania

Livingsta - stworzony w MS Word

Dokumenty powszechnie używane podczas spotkań: porządki obrad, protokoły, pojawiające się sprawy, arkusze zadań

Aby każde spotkanie odbyło się w sposób proceduralny, jest kilka ważnych i niezbędnych dokumentów, bez których spotkanie nie przebiegnie sprawnie.

Niezbędne dokumenty na spotkanie to:

Agenda - porządek obrad to dokument tworzony przez sekretarza lub administratora albo osobę na podobnym stanowisku lub stanowisku. Następnie jest zatwierdzany przez osobę przewodniczącą i przekazywany pozostałym członkom, którzy będą uczestniczyć w posiedzeniu. Może być rozpowszechniany w formie elektronicznej lub papierowej. Zawsze najlepiej mieć kilka zapasowych kopii.

Agenda zawiera szczegóły dotyczące nazwy spotkania, daty spotkania, godziny spotkania i miejsca spotkania u góry. Następnie następują uczestnicy, przeprosiny i goście / prelegenci. Następnie następuje punkt porządku obrad, w którym na górze listy znajdują się pilne i ważne sprawy. Obowiązkowe pozycje na liście porządku obrad to poprzednie protokoły lub Potwierdzenia poprzednich protokołów, sprawy i wszelkie inne sprawy. Reszta to elementy zebrane od odpowiednich członków zaangażowanych w spotkanie.

Przykładowy szablon arkusza obecności

Livingsta - stworzony w MS Word

Arkusz obecności - ten dokument jest listą wszystkich uczestników spotkania. Aby uzyskać dokładne dane, uwzględniono kilka kolumn, takich jak imię i nazwisko, stanowisko, numer kontaktowy, adres e-mail. Pomoże to protokołowi w zapisaniu nazwisk w protokole, a także pomoże w łatwym skontaktowaniu się z nim w razie potrzeby, zwłaszcza gdy w spotkaniu uczestniczą członkowie zewnętrzni. Proszę zobaczyć format po prawej, którego używam w mojej organizacji do uczestnictwa.

Zwykle nie jest używany do spotkań wewnętrznych, ale do spotkań, w których zaangażowani są klienci zewnętrzni lub organizacje partnerskie. Ale zawsze dobrze jest mieć takie, w którym tak wielu członków lub różnych działów bierze udział w spotkaniu i mogą być ludzie, których nie rozpoznajesz. Skraca to również czas poświęcany na spisywanie listy uczestników, zwłaszcza w przypadku dużej liczby uczestników.

Glosariusz terminów i akronimów - jeśli spotkanie będzie obejmowało dyskusję biznesową, w której będą używane terminy techniczne i akronimy, i jeśli są uczestnicy, którzy nie będą zaznajomieni z tymi terminami i akronimami, najlepiej jest podać ich listę z krótki opis lub znaczenie. Pomoże im to z łatwością śledzić spotkanie i powstrzymać zbyt wiele niepotrzebnych przerw.

Przykładowy szablon minut

Livingsta - stworzony w MS Word

Kodeks etyki / kodeksy postępowania - nie stosuje się go na wszystkich spotkaniach, ale można go używać na posiedzeniach zarządu, spotkaniach z udziałem publiczności itp. Jest to zbiór zasad i oczekiwań, które są przedstawiane członkom, za pomocą których muszą przestrzegać, uczestnicząc w spotkaniu. Jest nastawiony na sprawną i udaną funkcjonalność spotkania. Na niektórych spotkaniach służy zachowaniu wolności słowa.

Poprzednie protokoły - są to protokoły z poprzedniego spotkania, które są wprowadzane na spotkanie w celu odczytania i potwierdzenia. Również punkty akcji z poprzedniego spotkania są sprawdzane, aby zobaczyć, czy zostały podjęte działania lub w jakim stanie są działania, jeśli nie zostały podjęte, ich przyczyny są gromadzone i zapisywane w protokole wraz z koniecznymi działaniami lub decyzjami.

Robienie notatek (minut) - Robienie notatek jest krokiem w kierunku przygotowania protokołu. Jest to główny dokument na spotkaniu, ponieważ wszystko, co ma miejsce, jest omawiane lub postanowione, jest rejestrowane. Notatki są zapisywane przez sekretarzy lub administratorów lub podobną osobę w biurze i zapisywane w uzgodnionym stylu, zgodnie z zasadami i procedurami organizacji. W celu ułatwienia robienia notatek można użyć szablonu.

Przykładowy szablon notatek do działania

Livingsta - stworzony w MS Word

Załączniki do protokołów - Czasami podczas spotkań konieczne może być przeczytanie i uzgodnienie polityki, procedury lub raportu. W takim przypadku dokument ten zostanie wniesiony na posiedzenie i odczytany członkom i będzie musiał zostać dołączony do protokołu. Szczegóły dotyczące tego, jak to się robi, zostaną omówione w innej części tego rozdziału.

Prezentacje - niektóre spotkania będą miały prezentacje. Chociaż prezentacje odbywają się na dużym ekranie z rzutnikami, zawsze dobrze jest przekazać kopię wszystkim uczestnikom, aby mieli zapis tego, co zostało zaprezentowane, a także pomoże im zanotować ważne punkty, które będą przydatne lub pomocne dla nich do wykorzystania w przyszłości w trakcie prezentacji.

Arkusze akcji - ten arkusz nie jest obowiązkowy, ale dla jasności i prawidłowego zorganizowania, co możesz zrobić, to zebrać wszystkie punkty akcji z poprzedniego spotkania i wymienić status każdego z nich, aby łatwiej było przejść podczas spotkania. Na tym arkuszu można również zapisać wszystkie punkty akcji dla bieżącego spotkania, podczas gdy niektóre działania mogą mieć łącza z poprzednimi akcjami. Pod koniec spotkania będzie też łatwiej podsumować wszystkie punkty akcji z tego arkusza. Nie jest to jednak obowiązkowe. Różne osoby funkcjonują w różny sposób, więc możesz skorzystać z dowolnych metod, które są dla Ciebie wygodne i które upraszczają i ułatwiają Ci procesy.

Oprócz tego, w zależności od spotkania i jego celu, różne inne dokumenty, takie jak zawiadomienie o spotkaniu, sprawozdania finansowe, raporty z badań, sprawozdania z projektów, korespondencja, sprawozdanie przewodniczącego itp., Mogą być dokumentami wykorzystywanymi podczas spotkania.

Skorzystaj z poniższego linku, aby przejść do następnej części tego rozdziału, gdzie rola przewodniczącego spotkania i jego obowiązki, jak protokolant współpracuje z przewodniczącym podczas spotkania, jak skutecznie słuchać i robić notatki oraz cel wyjaśnianie wszelkich wątpliwości podczas spotkania.

Protokoły - część II

Mam nadzieję, że to ci pomogło. Dziękuję za przeczytanie. Nie wahaj się ze mną skontaktować w przypadku jakichkolwiek pytań lub opinii dotyczących tego artykułu. Jeśli uważasz, że nie obejmuje on odpowiednich tematów, prosimy o informację zwrotną!

Dziękuję Ci.

Livingsta