Zajmowanie minut: styl, struktura i język

Livingsta's Photography

Ten artykuł należy do grupy trzech osób poświęconych protokołowaniu (pozostałe dwa dotyczą celów spotkań i protokołów oraz roli przewodniczącego spotkania i protokolanta). W tym artykule opisano różne rodzaje protokołów, różne stosowane style pisania zajmowanie się minutami, sortowanie, wybieranie i porządkowanie informacji w celu sporządzenia protokołów oraz poprawnego tonu i używania profesjonalnego języka podczas sporządzania protokołu.

Różne rodzaje minut

Istnieją różne typy minut, a rodzaj zapisywanych minut zależy od celu lub wykorzystania minut. Zwykle na spotkaniach zespołu stosuje się prosty, nieformalny rodzaj protokołów, podczas gdy szczegółowy formalny protokół sporządza się, jeśli są one przeznaczone dla publiczności zewnętrznej. Zatem rodzaj minut zależy od rodzaju widowni i celu.

Zasadniczo istnieją trzy rodzaje minut:

• Dosłowne protokoły
• Dyskursywne protokoły
• Notatki dotyczące akcji

Dosłowne minuty:Dosłowne oznacza „dokładnie w tych samych słowach, których użył pisarz lub mówca” lub „słowo w słowo”. Protokoły te są wykorzystywane zwłaszcza wtedy, gdy toczy się jakaś spór i każde słowo mówcy będzie musiało zostać zapisane. Jest używany na formalnych posiedzeniach zarządu lub walnych corocznych zgromadzeniach lub w sytuacjach prawnych, w których dana osoba zapisuje dyskusję słowo po słowie. Wszystkie przedstawione argumenty i komentarze są rejestrowane. Zwykle będzie to sytuacja, w której dyskusja dotyczy konkretnej osoby. Ponieważ może to być żmudny proces, w zależności od drażliwego charakteru omawianych kwestii, osoba nagrywająca będzie musiała skorzystać z dyktafonu lub będzie musiała użyć stenogramu, a następnie wpisać notatki później. Podczas nagrywania dźwięku należy zachować ostrożność, aby nagrany utwór nie dostał się w ręce niewłaściwych osób.Przykłady sytuacji, w których sporządzane są dosłowne protokoły, to odwołania, przesłuchania publiczne, spotkania rady, panele dyscyplinarne, procedury składania skarg itp.

Protokoły dyskursywne: tego typu protokoły są używane, gdy odbywają się bardziej formalne spotkania, takie jak posiedzenia komisji lub zarządu. Mają główną treść dyskusji i punkty akcji. Tego typu spotkania mogą mieć zewnętrzną publiczność, która będzie rozpowszechniać informacje omówione na spotkaniu. Tak więc protokoły będą miały formę akapitów, uporządkowanych w sekcjach i według kolejności dyskusji.

Bardzo rzadko zdarza się, aby w tego rodzaju protokołach zwracano się do osób, do których zwracano się ich imionami, ponieważ działania i dyskusje będą podejmowane przez zarząd lub komitet, a zatem będą wymieniane w protokołach jako zarząd lub komitet. Protokół zostanie sporządzony przez sekretarza lub osobę pełniącą podobną rolę, która nie weźmie udziału w dyskusji, a tym samym będzie mogła dokładnie zapisać protokół. Sekretarz w tym przypadku będzie odpowiedzialny za przygotowanie porządku obrad, zorganizowanie spotkania, takie jak miejsce, poczęstunek, śledzenie punktów działań, poinformowanie przewodniczącego i rozpowszechnianie innych odpowiednich dokumentów.

Punkty akcji: Są to najpowszechniejsze protokoły i zazwyczaj są zapisywane jako krótkie notatki zawierające szczegóły decyzji i czynności. Dyskusje nie są szczegółowo rejestrowane, a jedynie wspomniane. Protokoły te są sporządzane na spotkaniach zespołu, dyskusjach w małych grupach, spotkaniach wewnętrznych, dyskusjach nad projektami itp. Jak sama nazwa wskazuje, protokoły te zawierają jedynie listę decyzji lub krótkie notatki z punktami działań. Koncentrują się one na wyniku i przyszłych działaniach. Ma nieformalny styl i można je zapisać jako wypunktowanie, ponieważ są one rozpowszechniane tylko wewnętrznie. Często protokolant bierze również udział w spotkaniu w dyskusjach. Te minuty są proste, można je szybciej zapisać i są dokładne. Spotkania te mają również agendę przygotowaną przez administratorów lub każdego, kto jest odpowiedzialny za spotkanie.Są chwile, kiedy jeden z uczestników po prostu zapisuje notatki w trakcie spotkania.

Wszystkie powyższe są rodzajami minut i ważne jest, aby odpowiednio i efektywnie używać każdego stylu.

Różne style pisania, które są używane w ciągu kilku minut

Styl pisania minut jest najważniejszym zadaniem w procesie zbierania minut. Protokołowanie oznacza notatki sporządzane w trakcie spotkania lub podczas trwania spotkania. Musisz zapisać w sposób zrozumiały dla późniejszego sporządzania protokołu. Nie ma określonej zasady, której należy przestrzegać, ponieważ każdy ma swój własny styl zapisywania minut.

Różne style pisania używane podczas robienia minut to:

• Dobrze jest mieć konspekt zgodny z porządkiem obrad, aby ułatwić robienie notatek pod każdym punktem w trakcie dyskusji
• Przygotuj listę uczestników i zaznacz ich, gdy wchodzą do pokoju, a to da ci listę osób nieobecnych. Pomoże to, ponieważ nie musisz zapisywać nazwisk wszystkich uczestników, ponieważ w przypadku dużej grupy może to być czasochłonne i mylące.
• Zapisz nazwę spotkania, datę, godzinę i miejsce spotkania, dołącz elementy, które z jakiegoś powodu zostały pozostawione bez dyskusji, ponieważ będą musiały zostać odesłane w przyszłości. Nie zapomnij również podać daty i godziny następnego spotkania na końcu.
• Nie próbuj uchwycić wszystkiego, chyba że są to dosłowne minuty. Słuchaj uważnie i rejestruj ważne szczegóły. Nie pisz długich zdań, po prostu zapisuj punkty (wypunktowania) używając prostego języka. Unikaj też powtórzeń i bądź konkretny.
• Jeśli sporządzanie notatek staje się zbyt trudne w wyniku zbyt wielu dyskusji, odsyłaczy itp., Zawsze możesz uzyskać pozwolenie na sprawdzenie, czy spotkanie może zostać nagrane na urządzeniu nagrywającym dźwięk. Upewnij się, że uczestnicy są tego świadomi. To bardzo pomaga w wyjaśnianiu rzeczy podczas sporządzania minut.
• Jeśli chodzi o dosłowne minuty, zapisuj wszystko słowo po słowie pod odpowiednimi nagłówkami, ponieważ będzie to przydatne podczas sporządzania protokołu. Musisz być szybkim pisarzem, a najlepiej znać stenogram. Zapisywanie jak największej ilości danych jest ważne i wszystko, co nie jest konieczne, można później pominąć, ponieważ jeśli pominiesz pewne informacje, możesz nie być w stanie ich później zapamiętać, kiedy będziesz zapisywać protokół.
• W przypadku protokołów do dyskusji zapisz ważne punkty każdej dyskusji, aby przypomnieć Ci o tym, co zostało omówione podczas sporządzania protokołu. Ponownie, najlepiej jest pisać pod odpowiednimi nagłówkami, aby uniknąć nieporozumień podczas tworzenia minut.
• W przypadku notatek dotyczących czynności użyj punktów, aby zanotować ważne punkty. Możesz użyć szablonu z kolumnami dla omawianego tematu, decyzji i działań
• Podczas pisania dobrze jest używać skrótów, nawet w przypadku nazw członków, ponieważ przyspieszy to pisanie. Upewnij się, że używasz skrótów, które stosujesz, ponieważ inne skróty nie będą miały sensu, gdy będziesz później przeglądać notatki podczas tworzenia minut. Niektóre przykłady to: protokół (minuty), organ zarządzający (GB), przygotowanie (przygotowanie), ważne (imp) itp.
• Zawsze zapisuj dyskusje w kolejności, w jakiej były omawiane, ale nadal możesz mieć numer pozycji zgodnie z porządkiem obrad. Na przykład, jeśli punkt 7 porządku obrad był omawiany jako trzeci na spotkaniu, zapisz go jako trzecią dyskusję, ale możesz mieć numer 7 obok niego, aby ułatwić odniesienie się do porządku obrad.

Wszystkie protokoły muszą być zwięzłe i dokładne, a aby to osiągnąć, notatki muszą być spisane dokładnie, we właściwej kolejności i stylu. Uczyń pisanie notatek tak prostymi, jak to tylko możliwe, wykonując zaawansowane przygotowania przed spotkaniem. Jeśli pisanie notatek pójdzie dobrze, znacznie uprości to zadanie sporządzania protokołów. Protokół powinien również pomóc każdemu, kto nie był w stanie uczestniczyć w spotkaniu, w jasnym zrozumieniu tego, co miało miejsce na spotkaniu, bez potrzeby ponownego spotkania w celu wyjaśnienia tych samych dyskusji.

Jak sortować, wybierać i porządkować informacje w celu tworzenia minut

Sporządzanie minut to kolejne zadanie w procesie zbierania minut. Protokół najlepiej spisać jak najszybciej po spotkaniu, ponieważ lepiej zapamiętasz rzeczy. Sporządzając protokół, nie trzeba uwzględniać wszystkiego, co zostało spisane podczas sporządzania notatek. Powinno być wystarczająco dużo informacji, aby osoby, które nie uczestniczyły w spotkaniu, mogły śledzić i uchwycić treść bez zamieszania i potrzeby dalszych informacji. Więc zapisz główne / ważne punkty.

Pierwszą rzeczą do zapamiętania jest numeracja minut. Każdy punkt omawiany na posiedzeniu lub każdy omawiany punkt porządku obrad ma krótką notatkę zwaną protokołem. Całość minut to zbiór krótkich notatek. Dlatego dla ułatwienia czytania i śledzenia oraz w celu odniesienia się do każdej minuty najlepiej jest podać liczbę.

Każdy punkt porządku obrad lub każda dyskusja powinna mieć wyjaśnienie (w przypadku protokołów dyskursywnych) lub krótką notatkę (w przypadku notatek dotyczących działań) omawianych z głównymi punktami dyskusji, wszelkich nieporozumień, decyzji i działań. Dobrą praktyką jest posiadanie standardowego szablonu protokołów, jeśli spotkania powtarzają się okresowo, ponieważ ułatwi to pisanie protokołu. Wszystkie punkty porządku obrad, które są standardowe, można dodać do szablonu protokołu.

Standardowe pozycje we wszystkich minutach to:

• Tytuł / nazwa posiedzenia / zarządu / komitetu
• Data spotkania
• Czas spotkania
• Miejsce / lokalizacja
• Lista uczestników - są to osoby, które zostały zaproszone na spotkanie
• Lista przeprosin - osoby, od których otrzymano przeprosiny
• Lista nieobecnych - osoby, które zostały zaproszone, ale ani nie przybyły, ani nie wysłały przeprosin
• Potwierdzenie poprzedniego protokołu wraz z datą poprzedniego spotkania
• Zmiany wynikające z poprzednich protokołów
• Powstające sprawy
• Podsumowanie dyskusji, decyzji i działań
• Sprawy w toku, odroczone lub zakończone
• Każdy inny biznes
• Data następnego spotkania

W przypadku pozostałych elementów dodaj / utwórz nagłówki w swoim szablonie. Teraz masz układ z nagłówkami dla wszystkich elementów omawianych na spotkaniu. Teraz przejrzyj swoje notatki i dodaj istotne informacje, takie jak dyskusje, decyzje i punkty działań w poprzek lub pod każdym nagłówkiem, odrzucając nieistotne informacje.

Ustrukturyzowanie protokołu nie jest zadaniem trudnym, ponieważ istnieje uzgodniony standard, styl lub szablon, który jest używany do zapisywania protokołu. Struktura protokołu zależy również od porządku obrad, ponieważ protokoły są sporządzane w kolejności, w jakiej były omawiane.

W przypadkach, gdy jakiekolwiek raporty, zasady lub procedury zostały zatwierdzone na spotkaniu, należy je dołączyć do protokołu. Kiedy protokoły mają załączniki, adnotacja Att pojawia się na marginesie minut. Na pierwszej stronie załącznika znajduje się również odniesienie do wskazania nazwy posiedzenia, komitetu lub rady, daty posiedzenia oraz punktu protokołu, do którego należy załącznik. Załącznik ten należy złożyć wraz z protokołem po zatwierdzeniu.

Po sporządzeniu protokołu można go przesłać przewodniczącemu w celu uzyskania wyjaśnień, a następnie zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu przez przewodniczącego można je rozdzielić do odpowiednich osób, czyli osób, które uczestniczyły w spotkaniu i osób, które muszą podejmować decyzje. Może być przydatne, jeśli lista działań wraz z datami ostatecznymi zostanie dołączona do protokołu, aby ułatwić odpowiednim osobom wykonanie ich.

Jeśli po rozdaniu ludzie proszą o wprowadzenie poprawek, można je zanotować i zabrać na następne posiedzenie, aby przewodniczący mógł je zweryfikować i wyjaśnić wraz z innymi członkami obecnymi na posiedzeniu. Dopiero po wprowadzeniu wszystkich zmian protokoły są uzgadniane i podpisywane jako dokładne.

Poprawny ton i użycie profesjonalnego języka w ciągu kilku minut

Podczas pisania bardzo ważny jest ton pisarza, który przekazuje przesłanie i pokazuje stosunek lub emocje pisarza do tematu i ma wpływ na czytelnika. Odpowiednie używane dźwięki zależą od tego, kim są słuchacze, a także od zapisanych informacji.

Protokoły to profesjonalne dokumenty, które są przeglądane nie tylko przez osoby wewnętrzne, ale mogą być przeglądane przez każdą osobę spoza organizacji, nawet jeśli było to wewnętrzne spotkanie w czasie, gdy w grę wchodzą kwestie prawne. Dlatego ważne jest, aby zapisać je w profesjonalny sposób, używając odpowiedniego profesjonalnego / formalnego tonu i języka. Upewnij się również, że dokument zawiera krótkie i jasne zdania, które trzymają się tematu i zawierają proste, łatwe do zrozumienia słowa.

Protokół powinien być zapisany w czasie przeszłym, ponieważ dotyczy spotkania lub dyskusji, które miały miejsce w przeszłości. Podczas zapisywania minut używaj głosu biernego, gdy tylko możesz, ponieważ wyeliminuje to używanie imienia i nazwiska jakiejkolwiek osoby, ale używanie samego głosu biernego nie będzie miało sensu i utrudni zrozumienie. Dlatego zawsze używaj kombinacji zdań głosowych czynnych i biernych podczas zapisywania minut.

Protokół zawiera szczegóły tego, co zostało omówione i zadecydowane na spotkaniu przez grupę członków, dlatego najlepiej jest je spisać jako trzecia osoba. W ten sposób dystansujesz się od swojego pisania i zapisujesz rzeczy neutralnie. Używaj zwrotów takich jak „przewodniczący stwierdził, że”, „odnotowano”, „komisja zdecydowała, że”, „zdecydowano” itp. W przypadkach, gdy punkty zostały poruszone przez konkretną osobę lub gdy uzgodniono osoby, ważne jest, aby określić tę osobę i jej wypowiedzi, ponieważ pomoże to w przyszłych referencjach.

Wypowiedziane na spotkaniu słowa nie powinny być zapisane dokładnie w protokole, ale należy je przetłumaczyć na inny język, który jest dopuszczalny w przypadku profesjonalnych dokumentów. Jeśli członkowie spotkania używali slangu, nie zamieszczaj ich w protokole, ale zastąp je odpowiednimi słowami. Jeśli nie są one istotne dla decyzji lub nie są ważne, po prostu je pomiń. Podobnie, gdy na spotkaniach pojawiają się kłótnie lub nieporozumienia, nie zapisuj ich jako argumentów, zamiast tego używaj alternatywnych zwrotów, takich jak „wyrażono różne poglądy” lub „wyrażono różne opinie”. Nie określa to osoby, która była w niezgodzie, ale informuje czytelnika, że ​​odbyła się dyskusja z powodu braku zgody.

Używaj wyrażeń lub słów takich jak: „był zaniepokojony”, „dyrektor podkreślił”, „zarząd wyjaśnił”, „dyrektor generalny poprosił”, „wyraził zaniepokojenie”, „zasugerował na posiedzeniu”, „poruszył kwestię” itd. Kolejną kwestią, na którą należy zwrócić uwagę, jest sprawdzenie pisowni, gramatyki i interpunkcji. Nie polegaj wyłącznie na sprawdzaniu pisowni i gramatyki w swoim edytorze dokumentów. Najlepiej jest ręcznie odczytać minuty po ich sporządzeniu, a także poprosić inną osobę o przeczytanie i przekazanie opinii.

Mam nadzieję, że to ci pomogło. Dziękuję za przeczytanie. Nie wahaj się ze mną skontaktować w przypadku jakichkolwiek pytań lub opinii dotyczących tego centrum. Jeśli uważasz, że nie obejmuje on odpowiednich tematów, prosimy o informację zwrotną!

Dziękuję Ci.

Livingsta