Zrozumienie procesów przechowywania i wyszukiwania informacji

William Bout przez Unsplash

Systemy informacyjne i ich funkcje

Systemy informacyjne dbają o dane, tworzą, przetwarzają, dystrybuują i przeglądają dane w celu poprawy wydajności i skuteczności organizacji. Niektóre przykłady systemów informacyjnych obejmują:

• System przetwarzania transakcji (TPS): Odpowiedzialny za przetwarzanie transakcji biznesowych. Rodzaje transakcji różnią się w zależności od organizacji, ale niektóre przykłady to składanie zamówień, fakturowanie, wpłaty czekowe, systemy płacowe, systemy rezerwacji i kontrola zapasów. Pomagają w utrzymywaniu, dodawaniu, zmienianiu i usuwaniu danych.
• System informacji zarządczej: pomaga w wykonywaniu zadań wymaganych do rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji. Pomagają w zarządzaniu, monitorując wydajność, wydajność, dane księgowe i transakcyjne. Niektóre przykłady obejmują systemy zarządzania sprzedażą, budżetowanie, personel i kontrolę zapasów. Informacje te muszą być dokładne i istotne.
• Systemy wspomagania decyzji: pomaga menedżerom w podejmowaniu decyzji. Wykorzystuje wewnętrzne i zewnętrzne zasoby do analizy istniejących informacji i projekcji efektów. Pomagają w podsumowywaniu raportów, prognoz i wykresów. Niektóre przykłady obejmują systemy logistyczne i arkusze kalkulacyjne.
• Systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM): właściciele firm używają systemów relacji z klientami do gromadzenia i śledzenia działań klientów, w tym zakupów, wad produktów i zapytań klientów
• Systemy Business Intelligence (BIS): dostarczają analizy, które przewidują przyszłe wzorce sprzedaży, podsumowują bieżące koszty i prognozują przychody ze sprzedaży.

Prawne i organizacyjne wymagania dotyczące informacji

Ważne jest, aby mieć zasady dotyczące bezpieczeństwa i poufności informacji, ponieważ mogą one zawierać dane wrażliwe, takie jak:

• Osobiste rekordy
• Ewidencja płac
• Ewidencja zasobów ludzkich
• Dane finansowe

W niepowołanych rękach informacje te mogą stanowić zagrożenie dla firmy i jej klientów lub zostać wykorzystane do popełnienia oszustwa, dyskryminacji i innych naruszeń.

Istnieją przepisy, takie jak ustawa o ochronie danych z 1998 r., Których nieprzestrzeganie może prowadzić do działań prawnych.

Wybór informacji do przechowywania

Organizacje nie mogą przechowywać wszystkich uzyskanych informacji. Przechowywanie błędnych lub nieistotnych informacji jest bezużyteczne i zajmuje cenną przestrzeń, co utrudnia wyszukiwanie informacji.

Przy podejmowaniu decyzji o tym, które informacje powinny być przechowywane, decyzja będzie zależała przede wszystkim od wymogów prawnych dotyczących poszczególnych rodzajów informacji. Na przykład wymogi prawne stanowią, że:

• Organizacja musi przechowywać dokumentację dotyczącą zasobów ludzkich przez sześć lat od zakończenia zatrudnienia pracownika
• Dokumentacja dotycząca zdrowia i bezpieczeństwa musi być przechowywana na stałe
• Dokumentacja księgowa musi być przechowywana przez okres od trzech do sześciu lat, w zależności od rodzaju organizacji

Informacje, takie jak dane osobowe dotyczące byłych klientów, muszą zostać usunięte, gdy nie są już używane. Postępując zgodnie z tymi przewodnikami, możesz upewnić się, że przechowywane są tylko istotne informacje, co ułatwia ich znalezienie w razie potrzeby.

Markus Spiske przez Unsplash

Zapewnienie dokładności informacji

Ustawa o ochronie danych z 1998 r. Nakłada na firmy obowiązek zapewnienia dokładności danych osobowych, które przechowują. W razie potrzeby informacje należy zawsze aktualizować. Oto niektóre sposoby:

• Korzystanie z regularnie aktualizowanych baz danych i arkuszy kalkulacyjnych
• Ustawianie alertów dotyczących informacji o klientach i pracownikach, aby upewnić się, że skontaktują się z nimi, gdy systemy zostaną zaktualizowane
• Korzystanie z audytów zewnętrznych i wewnętrznych
• Przeglądanie i korygowanie metod gromadzenia danych

Formatowanie i dostarczanie informacji na czas

Informacje, które nie zostały dostarczone w odpowiednim formacie, będą musiały zostać ponownie sformatowane przed użyciem, co powoduje opóźnienie i stwarza ryzyko przypadkowej zmiany informacji. Informacje, które nie zostaną dostarczone w uzgodnionych ramach czasowych, mogą być bezużyteczne, ponieważ może nie wystarczyć czasu na interpretację danych.

Wybór informacji do usunięcia

Organizacje ustalają własne wytyczne dotyczące tego, kiedy i jakie informacje mogą zostać usunięte. Wytyczne te zależą od rodzaju i wielkości organizacji, dostępnej przestrzeni w bieżącym lub aktualnym zbiorze danych oraz rodzaju informacji.

Informacje nieistotne, nieaktualne lub niedokładne mogą zostać usunięte.

Informacje w zarchiwizowanych plikach można usunąć dopiero po upływie okresu ich przechowywania. Dane osobowe będą przechowywane nie dłużej niż to konieczne. Pozbywanie się danych osobowych, gdy nie są już potrzebne, zmniejsza ryzyko, że staną się one niedokładne, nieaktualne lub nieistotne.

Rozwiązywanie problemów z systemami informacyjnymi

Problemy, które mogą wystąpić w systemach informatycznych i sposoby ich rozwiązywania obejmują:

• Informacje nie są przechowywane we właściwy sposób. Na przykład: w złej kolejności; niepotrzebne pliki są przechowywane; przechowywane duplikaty; i brakujące pliki. Sposobem na przezwyciężenie tego problemu jest ustalenie przez organizację wytycznych dotyczących przechowywania informacji, co przyspieszy i ułatwi pobieranie informacji w razie potrzeby. Menedżerowie muszą być powiadamiani o braku informacji, ponieważ może to naruszyć przepisy o ochronie danych. Innym sposobem na śledzenie informacji jest posiadanie systemu, który regularnie sprawdza i usuwa niepotrzebne informacje.
• Problemy z systemami komputerowymi, takie jak wirusy. Należy je zgłosić kierownikowi IT lub technikom IT.
• W organizacjach mogą występować przerwy w komunikacji, które powodują, że informacje nie są przekazywane we właściwy sposób. Te muszą zostać rozwiązane między zespołem lub zgłoszone menedżerowi, jeśli nie można ich natychmiast rozwiązać.
• Większość organizacji używa systemów przetwarzania transakcji do gromadzenia, przechowywania, przetwarzania i wyprowadzania funkcjonalności podstawowych operacji biznesowych. Systemy informacyjne TPS zbierają dane od użytkowników, a następnie generują wyniki na podstawie zebranych danych. Systemy te są używane do obsługi setek transakcji i wymagają od wielu użytkowników pracy na tym samym zestawie danych w tym samym czasie. Czasami powoduje to awarię systemu. W przypadku awarii ważne jest, aby organizacja miała kopię zapasową systemu, aby nie utracić informacji. Ważne jest, aby zasady były ustalane i przestrzegane krok po kroku, aby transakcja została uznana za udaną.

Celem przechowywania informacji jest przechowywanie ich w bezpiecznym środowisku, zgodnie z przepisami o ochronie danych. Przechowywanie pewnych informacji przez organizacje jest również wymogiem prawnym.