Co należy zawrzeć w karcie projektu

Wprowadzenie

Karta projektu jest motorem każdego projektu. Chociaż jest on tworzony przed planowaniem i analizą projektu, określa na wysokim poziomie, dlaczego ten projekt jest potrzebny, co ma być zrobione, ryzyka i założenia związane z tym projektem oraz kluczowi członkowie zespołu projektowego. Ważne jest, aby kluczowi członkowie zespołu projektowego podpisali kartę projektu przed rozpoczęciem prac, aby wszyscy byli zgodni co do tego, nad czym wszyscy pracują. W tym artykule nakreślono kluczowe elementy, które powinny znaleźć się w każdej karcie projektu.

Głównymi elementami dobrej karty projektu są zakres projektu, kryteria sukcesu, zatwierdzenie zespołu, przedstawienie zagrożeń i założeń oraz harmonogram na wysokim poziomie.

Propozycja wartości

Zrozumienie propozycji wartości jest kluczowe dla zrozumienia zarówno potrzeby biznesowej zaspokajanej przez projekt, jak i zwrotu z inwestycji związanego z zaspokojeniem tej potrzeby. Jeśli przedstawiono uzasadnienie biznesowe związane z początkowym wnioskiem dotyczącym projektu, powinieneś być w stanie podnieść z tego propozycję wartości i podłączyć ją do karty projektu. Istnieje jednak spora liczba firm, które nadal unikają badania propozycji wartości związanej z pracą, którą wybierają, więc okazują się, że wydają dużo pieniędzy na projekty, które przynoszą bardzo małą wartość pod względem wartości dodanej. Jeśli to ćwiczenie nie zostało wykonane przed zatwierdzeniem projektu,następnie powinieneś zebrać te informacje razem i podłączyć je do karty projektu, aby każdy był świadomy tego, co dostanie za pracę i pieniądze, które włożą w ten projekt.

Zakres i cele projektu

Jest to ogólne podsumowanie prac, które zostaną zakończone, wraz z podsumowaniem rezultatów, które będą wynikiem projektu. Dla jasności należy jasno określić, co obejmuje zakres tego projektu, a co będzie poza zakresem tego projektu.

Ryzyka i założenia

Musisz wymienić ryzyka, które widzisz na horyzoncie, które mogą mieć wpływ na ten projekt i jakie są założenia dotyczące projektu. Ryzyko dla projektu może pochodzić z różnych miejsc. Jeśli dostawca, z którym chcesz współpracować, nie jest w dobrej kondycji finansowej, możesz wymienić to jako ryzyko, że będziesz musiał skorzystać z usług innego dostawcy, który nie jest tak zaznajomiony z Twoją firmą. Ewentualnie może istnieć ryzyko, że władze lokalne, stanowe lub federalne uchwalą przepisy, które sprawią, że to, co robiłeś w ramach tego projektu, będzie znacznie mniej wartościowe. Dodatkowo możesz pracować nad projektem, w którym ważne są względy środowiskowe. Może prowadzisz projekt, który będzie wymagał dużo pracy na zewnątrz przez pewien czas, a prognozy pogody przewidują złe tornada w tym okresie; z pewnością chciałbyś uwzględnić to jako ryzyko.Wszechświat zagrożeń jest szeroki i chcesz mieć pewność, że nie tylko je wymienisz, ale masz plan ich złagodzenia.

Jeśli chodzi o założenia, ten podstawowy element ma na celu zabawę z zasobami i harmonogramem, ponieważ prawdopodobnie będziesz musiał przyjąć założenia dotyczące dostępnych zasobów programistów, testowania dostępnych zasobów i innych form wsparcia członków zespołu.

Co należy uwzględnić w tygodniowym raporcie o stanie projektu

Definicja sukcesu

Zawsze powinieneś mieć jasno określone kryteria, aby ten konkretny projekt zakończył się sukcesem. W przypadku tych kryteriów należy zacząć od sięgnięcia wstecz i przyjrzenia się propozycji wartości. Na przykład, jeśli tworzysz narzędzie w wyniku projektu, a częścią propozycji wartości związanej z posuwaniem się naprzód i tworzeniem narzędzia było to, że narzędzie to umożliwiłoby Twojej firmie dwa razy szybsze generowanie widżetów, chcę jasno określić w kryteriach sukcesu, że część tego, co sprawi, że ten projekt zakończy się sukcesem, to między innymi to, że to narzędzie generuje widżety dwa razy szybciej. Wszystkie kryteria sukcesu powinny być mierzalne, aby po pewnym czasie firma mogła spojrzeć wstecz i określić, czy projekt zakończył się sukcesem, a czy niet będą chcieli zagłębić się w to i zrozumieć, gdzie popełnili błąd.

Harmonogram etapów

Byłoby to ogólne podsumowanie głównych prac, które trzeba będzie wykonać, aby zakończyć ten projekt. Powinieneś także współpracować z niezbędnymi zespołami, aby wygenerować przybliżone szacunki rzędu wielkości wokół każdego z tych kamieni milowych, aby zorientować się, ile czasu zajmie każdy z nich.

Zespół projektowy i interesariusze

Musisz wymienić wszystkich członków zespołu projektowego. Na górze powinieneś mieć sponsora wykonawczego, którym powinien być ktoś na wyższym szczeblu w Twojej organizacji, który może służyć jako mistrz tego projektu. Zasadniczo możesz przesunąć osobę, która przedłożyła uzasadnienie biznesowe, do tej roli, jeśli jest to osoba na wyższym szczeblu w Twojej organizacji. Stamtąd powinieneś mieć reprezentatywnego interesariusza z każdego obszaru funkcjonalnego, na który będzie miał wpływ wynik tego projektu. Na przykład może to oznaczać, że w razie potrzeby zaangażujesz osoby z działów kadr, finansów, IT, sprzedaży i innych. Dodatkowo musisz uwzględnić osoby, które faktycznie będą wykonywać pracę nad projektem.

Podpisanie interesariuszy

Absolutnie ważne jest, aby wszyscy zidentyfikowani jako interesariusze podpisali kartę projektu, wskazując, że zgadzają się z ogólną oceną pracy, którą należy wykonać, harmonogramem wykonania tej pracy i sposobem, w jaki chcą zmierzyć, czy odniosła sukces i kogo należy zaangażować. Jeśli nie dostaniesz podpisów i dat na papierze, pozostawia otwartą opcję dla kogoś, kto może wrócić i powiedzieć, że była dodatkowa praca, która została uzgodniona przez zespół, a która nie jest wykonywana w ramach projektu. Jeśli masz kartę projektu, którą wszyscy podpisali, możesz odnieść się do niej i wyraźnie zobaczyć, czy ta osoba ma rację, i podjąć niezbędne działania.