Co należy uwzględnić w cotygodniowym raporcie o stanie projektu

Wprowadzenie

Pisanie cotygodniowych aktualizacji statusu projektu może wydawać się uciążliwe, ale są one kluczowym narzędziem, które pomaga kierownikom projektów w utrzymaniu projektu na dobrej drodze. Cotygodniowe raporty o stanie projektu zapewniają kierownictwu wyższego szczebla i zespołowi projektowemu aktualne informacje o stanie projektu, dają forum, na którym można przedstawiać wszystkim ryzyko i problemy, a także kolejną drogę do przesuwania najważniejszych dat przed wszystkimi, aby upewnić się, że ludzie skupiają się na nich W tym artykule omówiono krytyczne elementy, które należy uwzględnić w każdym cotygodniowym raporcie o stanie projektu.

Prosty zielony, żółty lub czerwony wskaźnik stopu może bardzo szybko przekazać wiele informacji o stanie projektu.

Departament Stanu USA

Stan Stoplight

Stan światła stopu to zielony, żółty lub czerwony wskaźnik. Kolor zielony oznacza, że projekt przebiega zgodnie z harmonogramem i nie ma żadnych problemów. Kolor żółty wskazuje, że istnieje ryzyko, które, jeśli nie zostanie uwzględnione, będzie miało określony wpływ na harmonogram projektu lub budżet projektu. Kolor czerwony oznacza, że projekt ma poważne problemy i nie można uniknąć jego wpływu na zakres, harmonogram lub budżet. Po zajęciu się projektem, który ma czerwony status, musisz ponownie ustawić projekt bazowy, w którym to momencie możesz go przenieść ze stanu czerwonego światła stopu.

Aktualizacja statusu

Sekcja aktualizacji statusu to krótkie, pisemne podsumowanie wskazujące, gdzie aktualnie znajduje się projekt. Najlepiej byłoby, gdyby było to ograniczone do kilku zdań, które trafiają w wysokie tony. Ogólnie rzecz biorąc, będzie to wskazywać, na jakim etapie jest zespół, jeśli chodzi o osiągnięcie następnego kamienia milowego projektu. Ewentualnie, jeśli projekt przeżywa obecnie poważne niepowodzenie, jest to dobre miejsce, aby o tym powiadomić, aby trafił na radar kierownictwa wyższego szczebla. Ponadto, jeśli projekt ma wiele faz, należy dołączyć krótką aktualizację statusu skojarzoną ze stanem każdej fazy lub kluczowej części projektu.

Uwzględnienie kamieni milowych projektu i powiązanych z nimi dat daje wszystkim wysokie pola do sprawdzenia, aby upewnić się, że projekt przebiega zgodnie z planem.

Wiadomości o akceleratorze projektów

Harmonogram etapów

Kamienie milowe to ważne daty, których osiągnięcie przez zespół projektowy jest krytyczne podczas opracowywania projektu. Na przykład kamieniem milowym może być prezentacja tego, nad czym pracujesz, dla inwestorów lub kluczowych interesariuszy lub spodziewana data zakończenia. W cotygodniowym raporcie o stanie projektu należy podać daty kamieni milowych, aby upewnić się, że zarówno kluczowi interesariusze projektu, jak i zespół projektowy nie stracą ich z oczu.

W trakcie lotu i nadchodzące prace

Uwzględnij sekcję w cotygodniowej aktualizacji statusu projektu, która podsumowuje, nad czym aktualnie pracują członkowie zespołu projektowego i do jakiej pracy będą się przechodzić później. Powinieneś być w stanie zebrać te informacje z połączenia harmonogramu projektu i struktury podziału pracy. Pomaga to również w utrzymaniu kierownika projektu w ryzach, ponieważ zmusza ich do kontaktowania się ze wszystkimi w bazie w celu sprawdzenia, nad czym pracują i do jakich zadań będą przechodzić. Daje również członkom zespołu projektowego kolejną możliwość przedstawienia wszelkich problemów, z którymi się borykają, lub zagrożeń, które są na horyzoncie.

Ryzyka i problemy

Ostatnie, ale nadal krytyczne sekcje, które należy uwzględnić w cotygodniowym raporcie o stanie projektu, dotyczą zagrożeń i problemów. Sekcja opisująca ryzyka musi jasno przedstawiać wszystkie potencjalne ryzyka dla projektu, które widzisz na horyzoncie, oraz plan, w którym musisz je złagodzić, jeśli staną się problemami. To nie jest nauka ścisła i nie ma sposobu, aby być przygotowanym na wszystko, ale chcesz mieć pewność, że zidentyfikowałeś wszystko, co możesz, i masz przybliżone wyobrażenie o tym, jak możesz to kontrolować, gdyby stało się kwestia. Sekcja dotycząca problemów powinna zawierać listę wszystkich problemów, z którymi obecnie borykasz się w projekcie, oraz działań, które są podejmowane w celu ich rozwiązania.