Jak to jest pracować jako niezależny tłumacz medyczny na miejscu?

Agencje językowe często nie są w stanie przewidzieć, z jakim wyprzedzeniem będą potrzebować tłumaczy z danej pary językowej, więc zawsze bądź gotowy!

Zdjęcie dzięki uprzejmości Pixabay CCO I Tekst dodany przez autora

Ukończyłeś program szkolenia tłumacza medycznego i jesteś gotowy do podjęcia pracy jako niezależny wykonawca. Prawdopodobnie powiedziano Ci, że na początek powinieneś złożyć podanie do agencji językowych, ale chcesz wiedzieć, w co się pakujesz, zanim zaczniesz aplikować.

Oto wgląd w to, jak wygląda praca w firmach językowych jako niezależny tłumacz medyczny na miejscu, w oparciu o własne doświadczenia.

W tym artykule omówiono:

1. Zadania
2. Formularze weryfikacji zatrudnienia
3. Poufność (HIPAA)
4. Formularze oceny
5. Stworzenie wydajnego systemu archiwizacji
6. Zapłata
7. Praca dla wielu agencji
8. Dokumentowanie czasu oczekiwania
9. Wyzwania związane z pracą jako niezależny wykonawca
10. Końcowe przemyślenia

1. Zadania

Po podpisaniu pierwszej umowy z agencją przygotuj się na natychmiastowe otrzymywanie zleceń telefonicznie lub elektronicznie! O ile nie określiłeś, że nie akceptujesz wniosków tego samego dnia, spodziewaj się, że skontaktujemy się z Tobą w dowolnym miejscu od kilku tygodni do godziny zadania.

Chociaż dobrze jest zapytać każdą agencję przed podpisaniem umowy, ile wcześniejszego powiadomienia dostarczy Ci na zlecenie, firmy językowe często nie mogą przewidzieć, z jakim wyprzedzeniem będą potrzebować tłumaczy z danej pary językowej. Wynika to z zapotrzebowania ich klientów końcowych na tłumaczy, co często jest całkowicie nieprzewidywalne.

Pamiętaj, aby zdecydować z wyprzedzeniem, jakie będą Twoje stawki za pracę, którą przyjmiesz z wyprzedzeniem krótszym niż 24 godziny.

Upewnij się również, że masz wszystko, czego potrzebujesz do swoich zadań, zanim każdego dnia wyruszysz za drzwi!

2. Formularze weryfikacji zatrudnienia

Za każdym razem, gdy przyjmujesz zlecenie na tłumaczenie ustne z agencji, agencja albo wysyła ci formularz weryfikacji zatrudnienia (EVF), wraz ze szczegółami zlecenia, albo prosi o wypełnienie pustego EVF szczegółami, które przesyłają osobno. EVF zazwyczaj zawierają następujące informacje:

• Nazwisko tłumacza
• Język (inny niż angielski)
• Data cesji
• Czas rozpoczęcia i zakończenia zlecenia zakontraktowanego
• Nazwa i adres placówki medycznej
• Oddział w placówce medycznej (neurologia, pediatria itp.)
• Numer dokumentacji medycznej pacjenta (MRN)
• Imię pacjenta

Uwaga: Ważne jest, aby rejestrować w EVF rzeczywiste godziny rozpoczęcia i zakończenia przydziałów, które mogą różnić się od zakontraktowanych godzin rozpoczęcia i zakończenia, na przykład kiedy pacjenci przyjeżdżają wcześniej lub spotkania trwają dłużej niż przewidywano.

Każdy EVF jest podpisywany zarówno przez tłumacza, jak i dostawcę usług medycznych na zakończenie każdego zlecenia i musi zostać dostarczony do agencji w ciągu 24 godzin. Możesz przesłać je faksem bezpośrednio do agencji lub zeskanować jako załączniki do wiadomości e-mail. Jeśli zrobisz to drugie, przeskanuj je jako zaszyfrowane załączniki wiadomości e-mail, aby chronić ich poufność.

3. Poufność

Ponieważ EVF zwykle zawierają wysoce wrażliwe informacje, takie jak nazwiska pacjentów i numery dokumentacji medycznej, konieczne jest ich przechowywanie w bezpiecznym miejscu przez cały czas, a także niszczenie wydruków i usuwanie wersji elektronicznych natychmiast po przesłaniu ich do wyznaczonych agencji.

Ustawa o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych (HIPAA) to federalne prawo, które nakazuje ochronę prywatności i bezpieczeństwa informacji o stanie zdrowia pacjentów i wymusza poważne konsekwencje za naruszenia tej ustawy, w tym rozwiązanie stosunku pracy, czas więzienia i grzywny w wysokości do 50 000 USD za każde naruszenie.

Upewnij się, że przechowujesz osobną dokumentację swoich przydziałów, w tym daty, lokalizacje oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia, do własnych akt.

Przepisy HIPAA

4. Formularze oceny

Niektóre agencje poproszą cię o zabranie ze sobą formularza oceny tłumacza na każde zlecenie. Wypełnia je dostawca usług medycznych po każdym przydziale i zwykle są one przesyłane faksem bezpośrednio do agencji przez samego dostawcę usług medycznych.

Pytania dotyczące formularzy oceny mogą obejmować:

• Czy tłumacz przyjechał na czas na zlecenie?
• Czy tłumacz był odpowiednio ubrany?
• Czy tłumacz się przedstawił?
• Czy tłumacz komunikował się bez wysiłku?
• Czy tłumacz komunikował się skutecznie?
• Czy tłumacz zachował się w sposób profesjonalny?

5. Stwórz efektywny system archiwizacji

Niezwykle ważne jest posiadanie doskonałego systemu archiwizacji, aby uporządkować dokumenty w różnych agencjach, dla których będziesz pracować. Pomoże Ci to szybko znaleźć formularze, przygotowując się do codziennych zadań i wysyłając faktury pod koniec miesiąca, a także ułatwi Ci życie w okresie podatkowym.

Twoje pliki dla każdej agencji mogą być oznaczone następująco:

Pliki dla każdej agencji:

• Warunki i procedury
• Kontrakt
• Wypełnione formularze weryfikacji zatrudnienia (upewnij się, że zniszczyłeś i usunąłeś je natychmiast po wysłaniu kopii elektronicznych do agencji)
• Puste formularze weryfikacji zatrudnienia
• Puste formularze oceny
• Faktury
• Miesięczne raporty aktywności

6. Płatność

Niektóre firmy językowe zażądają przesłania im faktury pod koniec każdego miesiąca, podczas gdy inne będą przesyłać miesięczny raport / fakturę z działalności na podstawie czasu zarejestrowanego na Twoich EVF.

Agencje zazwyczaj dokonują płatności drogą elektroniczną, wpłacając płatności bezpośrednio na konto bankowe co miesiąc lub co dwa miesiące.

Uważnie obserwuj swoje depozyty, aby mieć pewność, że są dokładne!

7. Praca dla wielu agencji

Każda agencja jest wyjątkowa. Kiedy zaczniesz pracować dla więcej niż jednej osoby, nieuchronnie zauważysz podobieństwa i różnice w ich zasadach i procedurach.

Na przykład jedna firma może zażądać natychmiastowego skontaktowania się z nimi, jeśli pacjent nie pojawi się w ciągu piętnastu minut po zakontraktowanym czasie rozpoczęcia, podczas gdy inna firma może zażądać skontaktowania się z nimi tylko wtedy, gdy czas trwania wizyty przekracza umówiony godzina.

Te zasady są zwykle oparte na umowach agencji z ich bezpośrednimi klientami, czyli placówkami medycznymi, w których prowadzisz tłumaczenia, i ważne jest, abyś był na bieżąco z tymi niuansami. W razie potrzeby utwórz tabelę z wymaganiami każdej agencji i noś ją jako przewodnik.

Możesz również użyć arkusza dziennika, aby udokumentować komunikację z firmami językowymi podczas zleceń, aby pomóc Ci monitorować zgodność z ich wytycznymi.

Oto kilka dodatkowych przypadków, w których agencje mogą poprosić Cię o telefon podczas zleceń:

Przykłady:

• jeśli pacjent pojawi się przed zakontraktowanym czasem rozpoczęcia
• jeśli spotkanie zostało odwołane
• jeśli spotkanie zakończy się 20 lub więcej minut przed zakontraktowanym czasem zakończenia

8. Czas oczekiwania na dokument

Jako tłumacz medyczny, spodziewaj się długich okresów oczekiwania podczas zleceń.

Aby chronić siebie i reprezentowane przez siebie agencje, ważne jest, aby udokumentować cały czas oczekiwania, w tym:

• Kiedy pacjent się spóźnia
• Kiedy personel medyczny spóźnia się
• Dowolny okres, po którym pacjent został przyjęty na wizytę i czeka na wizytę u lekarza, w tym okres oczekiwania po sprawdzeniu parametrów życiowych pacjenta przez pielęgniarkę i oczekiwaniu na wizytę u specjalisty

W ten sposób, jeśli później zostaniesz zapytany przez agencję, dlaczego spotkanie, które powinno trwać godzinę, trwało dwie godziny, będziesz mieć dokumentację, która Cię poprze.

9. Wyzwania związane z pracą jako niezależny wykonawca

Praca jako freelancer z pewnością ma swoje zalety, ale nie popełnij błędu - istnieje kompromis za swobodą, jaką masz jako wolny strzelec.

Oto niektóre z wyzwań, przed którymi staniesz:

• Nie masz gwarancji określonej liczby godzin tygodniowo lub miesięcznie, więc Twoje dochody mogą się drastycznie zmieniać z jednego miesiąca do drugiego. Może to być szczególnie trudne, jeśli w zakresie wsparcia finansowego polegasz głównie na swojej pracy na własny rachunek. Nawet praca w wielu agencjach nie gwarantuje Ci stałej pracy i dochodów. W rzeczywistości często zdarza się, że różne agencje chcą umówić Cię na spotkania w pokrywających się terminach, więc nieuchronnie musisz odrzucić jedną ofertę, aby zaakceptować drugą.
• Jako niezależny wykonawca nie będziesz otrzymywać świadczeń, które normalnie są oferowane pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze godzin, takich jak ubezpieczenie zdrowotne i dentystyczne, więc jesteś odpowiedzialny za opłacenie ich z własnej kieszeni, jeśli chcesz.
• Jako freelancer podatki stanowe i federalne nie będą potrącane z twoich wypłat, dlatego ważne jest, abyś pamiętał o ich budżecie, a także o podatkach na samozatrudnienie, aby nie zaskoczyć Cię, gdy nadejdzie czas podatkowy na około.
• Przestrzeganie zasad każdej agencji może być mylące. Na przykład jedna agencja może wymagać, abyś zadzwonił do nich, jeśli pacjent nie pojawi się w określonym czasie po rozpoczęciu przydziału, podczas gdy inna agencja może nie. Zaniedbanie opanowania tych indywidualnych niuansów może kosztować przyszłą pracę w agencji.
• Będziesz podróżować do wielu lokalizacji i będziesz musiał zapoznać się z trasą jazdy i odległością do każdego z nich, a także z parkingami w każdym budynku, aby wiedzieć, ile czasu jazdy możesz sobie pozwolić, więc nie jesteś. t spóźniony na przydział.
• Często będziesz otrzymywać krótkie powiadomienia o zleceniach.
• Twój harmonogram prawdopodobnie będzie się zmieniać codziennie.

10. Kilka myśli końcowych

• Pozostań w kontakcie z lokalną organizacją tłumaczy medycznych jako źródło stałego wsparcia, a także możliwości nawiązywania kontaktów.
• Prowadź dziennik przebiegu, aby śledzić wydatki na podróż.
• Utrzymuj swój pojazd w dobrym stanie.
• Zawsze daj z siebie wszystko!

© 2016 Geri McClymont