Dlaczego ważne jest, aby aktualizować opisy stanowisk

Ważne jest, aby regularnie aktualizować opisy stanowisk pracy, aby odzwierciedlały one prawdziwy obraz wykonywanej pracy.

Autor

Opisy stanowisk są skutecznymi narzędziami dla pracodawców w miejscu pracy. Jako podsumowanie zadań i obowiązków przypisanych do stanowiska, opisy stanowisk mogą się przydać pracodawcy z różnych powodów: przy rekrutacji nowych pracowników, przy przeprowadzaniu ocen wyników pracy, przy rozpatrywaniu skarg w miejscu pracy oraz przy zrozumieniu funkcje stanowiska pracy w odniesieniu do ADA.

Regularnie aktualizowane i dokładne opisy stanowisk pracy mogą być szczególnie ważne przy przydzielaniu obowiązków, ponieważ odnoszą się do celów i zadań organizacji. Są to bardzo przydatne narzędzia wspomagające przełożonych i pracowników wykonujących pracę.

Aby właściwie stworzyć opis stanowiska, należy uwzględnić kilka elementów stanowiska.

Autor

Co to jest opis stanowiska?

Warto znać definicję zakresu obowiązków, aby zrozumieć ich rolę w miejscu pracy. Opisy stanowisk są tworzone po przeprowadzeniu analizy stanowisk. Analiza ta bierze pod uwagę podstawowe funkcje stanowiska i jakie minimalne wymagania są niezbędne do skutecznego wykonywania przypisanych funkcji. Lista specyfikacji lub „opis” jest tym, co staje się opisem stanowiska. SHRM Learning System (Moduł 2, Planowanie siły roboczej i zatrudnienie 2006) definiuje opis stanowiska jako podsumowanie ważnych cech stanowiska, w tym:

Członkowie Towarzystwa Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM) uznają znaczenie dokładnego opisu zawodów poprzez skuteczne opisy stanowisk w miejscu pracy. Więcej informacji o opisach stanowisk i innych kwestiach związanych z zasobami ludzkimi można znaleźć na stronie internetowej SHRM www.shrm.org.

Wszystkie prace, w tym tymczasowe, powinny mieć zaktualizowane opisy stanowisk, aby zapewnić dokładny opis stanowiska.

Autor

Dlaczego menedżerowie powinni regularnie aktualizować opisy stanowisk?

Menedżerowie często mają za zadanie przeglądać i modyfikować opisy stanowisk, aby upewnić się, że właściwie opisują stanowisko. Istnieje kilka powodów, dla których warto aktualizować opisy stanowisk. Rozważ następujące:

1. Rekrutacja i zatrudnianie

Kiedy w miejscu pracy pojawia się wakat, przełożony musi podjąć kroki w celu znalezienia zastępcy, który zapełni tę lukę. Jednym z pierwszych kroków w procesie rekrutacji jest wyciągnięcie najbardziej aktualnego opisu stanowiska, aby przejrzeć minimalne wymagania i podstawowe funkcje stanowiska, które ma zostać obsadzone.

Ponieważ na cele i zadania wpływają zmiany w ogólnych planach strategicznych organizacji, przełożeni odkryją, że opisy stanowisk czasami nie przedstawiają już prawdziwego stanowiska, które ma zostać obsadzone. Zmiana priorytetów ze względu na ograniczoną liczbę pracowników i / lub zmiany w miejscu pracy w strukturze organizacyjnej często powoduje zmianę tego, co naprawdę musi zostać osiągnięte na danym stanowisku. Po zaktualizowaniu opisu stanowiska pracy w celu odzwierciedlenia pracy do wykonania, pracodawca będzie gotowy opublikować ofertę pracy dla kandydatów do złożenia podania.

Ponadto niektórzy pracodawcy zamieszczają opis stanowiska na swoich stronach internetowych, aby kandydaci mogli się z nimi zapoznać przed wypełnieniem aplikacji online. Gdy poszukujący pracy mają dostęp do opisu stanowiska, mogą lepiej zrozumieć, czy ich umiejętności odpowiadają umiejętnościom na opublikowanym stanowisku. Dużo straconego czasu może uniknąć zarówno pracodawca, jak i pracownik, zamieszczając opis stanowiska lub udostępniając go osobom poszukującym pracy zainteresowanym przekazaną pracą.

2. Orientacja na nowego pracownika

Nowi pracownicy powinni otrzymać kopię opisu stanowiska pierwszego dnia w pracy. Na przykład podczas orientacji na nowego pracownika nowi pracownicy otrzymują wiele dokumentów dotyczących polityki pracodawcy, informacji o wypłatach, świadczeń zdrowotnych i / lub innych świadczeń przyznawanych pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy. W tym samym czasie, gdy otrzymują takie informacje, mogą również otrzymać kopię opisu stanowiska.

Ponownie, ten opis stanowiska powinien zostać zaktualizowany, aby dać nowemu pracownikowi dokładny opis pracy, do której został zatrudniony. Nowy pracownik łatwo będzie rozczarowany nową pracą, gdy praca, o którą myślał, że się ubiegał, znacznie różni się od tego, co zostało zamieszczone na stronie internetowej. Pracodawcy mogą stracić dobrych pracowników, którzy z tego powodu nie zdecydują się pozostać u swojego nowego pracodawcy.

Wskazane jest również, aby pracownik podpisał opis stanowiska, aby podpisany egzemplarz mógł zostać umieszczony w aktach osobowych. Podpisana kopia będzie po prostu wskazywać, że dana osoba otrzymała kopię opisu stanowiska, który przedstawia pracę, do wykonania której została zatrudniona.

3. Zakwaterowanie ADA

W celu ustalenia, czy można wprowadzić racjonalne usprawnienia dla pracownika lub osoby niepełnosprawnej ubiegającej się o pracę, organizacja musi dokonać przeglądu opisu stanowiska pracy. Sądy prawdopodobnie będą źle patrzeć na pracodawcę, który sporządzi opis stanowiska pracy po tym, jak pracownik złoży wniosek o zakwaterowanie. Dostosowania można przeprowadzić tylko wtedy, gdy dla danego stanowiska istnieje zaktualizowany opis stanowiska.

4. Skargi pracowników

Pracownicy, którzy przychodzą do działu kadr lub do swoich bezpośrednich przełożonych, aby złożyć skargę na jakiś aspekt swojej pracy, często skorzystają na przejrzeniu ich opisów stanowisk. Opis stanowiska wymienia podstawowe funkcje stanowiska, które często są przedmiotem sporu dla pracownika, który czuje, że jest on proszony o wykonanie obowiązków, które wykraczają poza jego zakres obowiązków.

Podczas gdy wielu pracodawców ma w opisie stanowiska wymieniony wiersz dotyczący „wszystkich innych przydzielonych obowiązków”, przełożonym nie wolno zlecać pracownikom prac, które wykraczają poza ich zakres obowiązków. Taki język został uwzględniony, aby zapewnić pracodawcy pewną elastyczność, gdy może być praca tymczasowa lub wykraczająca poza zwykłe obowiązki. Kiedy pracownicy regularnie otrzymują te zadania, w końcu pojawi się niezadowolony lub niezadowolony pracownik, który czuje, że nie jest traktowany sprawiedliwie.

5. Kwestie odszkodowań

Specjaliści ds. Wynagrodzeń oceniają opisy stanowisk, aby określić wynagrodzenie, które powinno być wypłacane za wykonywanie pracy. Ustalanie wynagrodzenia za pracę to kolejny ważny powód, dla którego opisy stanowisk są dokładne i aktualne. Ponieważ znaczące zmiany w miejscu pracy nie są niczym niezwykłym, kierownictwo powinno dokonywać przeglądu i / lub aktualizować opisy stanowisk co roku lub w razie potrzeby.

Ponadto pracownicy mogą rzucić wyzwanie pracodawcom, jeśli uważają, że otrzymują za niskie wynagrodzenie za pracę, która wykracza poza ich zakres obowiązków, które regularnie wykonują. Ta kwestia może być szczególnie kłopotliwa, jeśli istnieją zasady, w których obowiązuje język umowy związkowej, który dyktuje, w jaki sposób pracownik powinien otrzymywać wynagrodzenie za dodatkową pracę.

6. Opłaty EEOC

Kiedy pracodawca otrzyma od pracownika lub byłego pracownika zarzut dyskryminacji za pośrednictwem systemu skarg Komisji ds. Równych Szans Zatrudnienia (EEOC), kierownictwo ma za zadanie zbadanie roszczenia i udzielenie pisemnej odpowiedzi na szczegółowe informacje dotyczące zarzutu. Często dostarczana dokumentacja zawiera opisy stanowisk. Opis stanowiska, który jest pobierany z akt osobowych pracownika lub z ogłoszenia, będzie zawierał dobry opis obowiązków i wymagań związanych z pracą dla prowadzącego dochodzenie EEOC.

7. Oceny wydajności

Gdy przełożeni przygotowują się do przeprowadzenia oceny pracy pracownika, pomocne jest przejrzenie opisu stanowiska na danym stanowisku w celu uzupełnienia różnych czynników oceny w formularzu oceny. Zapewni strukturę, z której można dokonać przeglądu wyników w odniesieniu do różnych zadań i obowiązków na danym stanowisku.

Dokładne opisy stanowisk są ważne

Opisy stanowisk muszą być dokładne, aby odpowiadały potrzebom wymienionych powyżej obowiązków w miejscu pracy. Chociaż nie mają one być tak szczegółowe, jeśli chodzi o dokładną liczbę wykonywanych zadań lub każdy możliwy scenariusz, z którym pracownik może spotkać się w swojej pracy, powinny obejmować ogólny zakres i poziom pracy do wykonania.

Przełożeni powinni regularnie przeglądać opisy stanowisk pracy, aby mieć pewność, że dają dobry obraz obowiązków zawodowych. Działalność związana z zatrudnieniem, taka jak rotacja, skargi pracowników i inne kwestie pracownicze, często stawia tę kwestię na pierwszym planie dla kierownictwa.

Niech opisy stanowisk pracy będą priorytetem w miejscu pracy

Opisy stanowisk to ważne dokumenty, które należy przechowywać w aktach w miejscu pracy. Jak wspomniano powyżej, opisy stanowisk można wykorzystać w wielu pracach związanych z zasobami ludzkimi, które mają miejsce regularnie lub rzadziej (opłaty EEOC, coroczne oceny wyników itp.). Informacje zawarte w aktach są wykorzystywane do prowadzenia dokumentacji.

Jak każdy inny dokument, opis stanowiska pracy powinien być przechowywany w aktach na chwile, kiedy będą musiały zostać wykorzystane w jakimś celu w miejscu pracy. Kiedy ich znaczenie nie jest dostrzegane i nie są skutecznie wykorzystywane do odzwierciedlenia przedstawianych przez nie zawodów, pracodawcy mają do czynienia z różnymi niepotrzebnymi kwestiami.