Oprogramowanie do edycji tekstu: dyplom NVQ z zakresu biznesu i administracji oraz informatyka: część II

Twórz i modyfikuj układ i struktury dokumentów edytora tekstu

Dokument nie może być po prostu napisany z jakimś tekstem i obrazami rozrzuconymi tu i tam. Wszystkie dokumenty wymagają zgrabnej prezentacji o standardowej strukturze i układzie. Aby to osiągnąć, trzeba wiedzieć, jak ustrukturyzować dokument, jakie techniki i narzędzia są do tego potrzebne i gdzie je znaleźć.

2.1 Zidentyfikuj wymagania dokumentu dotyczące struktury i stylu

Każdy utworzony dokument musi być zgodny z określonymi standardami dotyczącymi łatwości czytania i zachowania profesjonalizmu. Jeśli spojrzymy ogólnie na standardową strukturę dowolnego dokumentu, będzie on zawierał stronę tytułową, spis treści, wstęp, treść dokumentu i tak dalej.

Przykładowa strona tytułowa dokumentu

nsf.gov

Każda część dokumentu ma swój własny styl i strukturę.

Na przykład strona tytułowa dokumentu będzie miała tytuł raportu, datę, status dokumentu itp., Spis treści będzie zawierał wszystkie sekcje i podsekcje dokumentu, z odpowiednimi numerami stron itd..

W zależności od typu dokumentu należy ustawić standardowy układ strony dla stron w edytorze tekstu. Niektóre z podstawowych ustawień obejmują rozmiar papieru, rodzaj papieru, orientację papieru, czcionkę podstawową, język, ustawienia daty, justowanie treści w dokumencie, marginesy, odstępy między wierszami, kolumny, nagłówki, stopki, numery stron, tytuły akapitów, tabele i wiele innych w zależności od celu.

Oprócz tego musimy zajrzeć do części graficznej dokumentu. Grafika, której używasz w dokumencie, również musi być zgodna z określonymi standardami. Muszą być proste i pasować do treści dokumentu (być zrozumiałe) , być odpowiednio podpisane, w razie potrzeby opatrzone etykietami z legendami, jeśli takie istnieją.

Kolejnym ważnym aspektem do rozważenia w dokumencie jest gramatyka, czytelność i styl dokumentu. Sprawdź pisownię i sprawdź, czy nie ma błędów gramatycznych. Niektóre podstawowe standardy to unikanie podkreślania tekstu, używanie pojedynczych cudzysłowów zamiast podwójnych cudzysłowów, pozostawianie odstępów między zdaniami i akapitami, sprawdzanie znaków interpunkcyjnych itp. Ponadto lepiej jest używać głosu aktywnego podczas pisania dokumentu niż biernego.

Po zadbaniu o wszystkie style i strukturę dokumentu, należy dostosować konfigurację strony, aby dokument wyglądał schludnie i dobrze się prezentował do drukowania i czytania.

2.2 Określ, jakie szablony i style są dostępne i kiedy ich używać

Zbiór specyfikacji, takich jak wielkość strony, orientacji strony, marginesów, czcionki, odstępy między wierszami, itp, nazywany jest szablon. Każdy dokument utworzony w programie Word jest oparty na szablonie.

Na przykład, gdy otwierasz nowy dokument w programie Word, program Word używa domyślnego szablonu z pewnymi normalnymi lub domyślnymi ustawieniami i jest nazywany szablonem Normal.

Szablon zawiera również style dokumentu.

Na przykład dla normalnego szablonu domyślnym stylem jest styl normalny. Będzie miał domyślną czcionkę, rozmiar czcionki, odstępy między wierszami, marginesy i tak dalej. Istnieją różne inne style dostępne w samym słowie ( Format -> Style i formatowanie ), z których możesz wybrać jeden, możesz zmodyfikować istniejący styl lub stworzyć własny styl.

W zależności od organizacji i działu, w którym pracujesz, możesz już mieć różne szablony, które zostały wcześniej zaprojektowane do określonych celów, biorąc pod uwagę potrzeby i wymagania organizacji oraz jej standardy. Szablony mogą mieć różne formaty strony, różne style i standardowy tekst, wszystko w zależności od potrzeb i standardów organizacji.

Na przykład papier firmowy, który ma każda organizacja, jest przykładem szablonu. Może zawierać podstawowe informacje i dane kontaktowe firmy. Szablony te można modyfikować lub tworzyć szablony i zapisywać je w łatwo dostępnym miejscu na dysku twardym. Wygląd dokumentu zależy od stylów i specyfikacji dokumentu.

Szablony mogą być zwykłymi szablonami domyślnymi lub szablonami z makrami. Jeśli potrzebujesz stworzyć szablon dla dokumentów, które będziesz tworzył dość często, to co musisz zrobić to: Stwórz szablon z wymaganym stylem i specyfikacjami i dodaj tekst, który będzie się pojawiał za każdym razem, gdy tworzony jest nowy dokument, następnie zapisz szablon pod zrozumiałą nazwą. Jeśli chcesz zmodyfikować już istniejący szablon zgodnie ze swoimi potrzebami, otwórz już istniejący szablon, wprowadź wymagane modyfikacje i zapisz go pod inną nazwą.

Samouczek dotyczący programu Word 2003 przy użyciu szablonów

Istnieją dwa rodzaje szablonów: szablony wbudowane i szablony niestandardowe.

Wbudowane szablony mają wstępnie ustawioną strukturę, która została zaprojektowana dla różnych typów dokumentów.

Na przykład faks, notatki, listy, życiorysy, raporty itp.

Szablony niestandardowe to szablony tworzone przez użytkownika, gdy wbudowany szablon do ich celu i wymagań nie jest dostępny lub ten dostępny nie jest satysfakcjonujący. Użytkownik tworzy szablon, używając własnego formatowania i stylów, i zapisuje go wraz z innymi szablonami, aby były dostępne do wykorzystania w przyszłości.

Plik - Szablony - zaznacz opcję „Automatycznie aktualizuj style dokumentów”

michaelgoerz.net

W przypadkach, gdy chcesz przeformatować style istniejącego dokumentu na style utworzone w nowym szablonie, możesz to osiągnąć, dołączając nowo utworzony szablon do dokumentu, który wymaga ponownego formatowania.

Aby dołączyć szablon do dokumentu, Plik -> Szablony -> zaznacz opcję „Automatycznie aktualizuj style dokumentów” -> Kliknij OK

Program Word nadpisze style, które mają pasujące nazwy w starym dokumencie, a nowy szablon i nowe style zostaną dodane do listy stylów. W tym procesie zmieniają się tylko style, a inne specyfikacje, takie jak marginesy, nagłówki, stopki itp., Nie zmieniają się, ponieważ są to ustawienia na poziomie dokumentu. Ustawienia na poziomie dokumentu zawsze zastępują ustawienia na poziomie szablonu.

Aby sprawdzić dostępne formatowanie i style, kliknij Format - Style i formatowanie

Wstawianie tabeli

Tabele są używane w różnych typach dokumentów do różnych celów i istnieją różne typy tabel. Przyjrzymy się różnym ustawieniom i funkcjom, które są dostępne do modyfikowania tabeli i organizowania w niej informacji.

Utwórz lub wstaw tabelę - Tabela -> Wstaw -> Tabela -> Ustaw liczbę wierszy i kolumn -> Możesz użyć funkcji Autodopasowanie do zawartości, która dostosuje tabelę do zawartości lub wybierz automatyczne dopasowanie do okna, co spowoduje rozciągnięcie tabeli do marginesów strony.

Dodaj i zmień strukturę tabeli - zawsze możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy tabelę i przejść do właściwości tabeli i wprowadzić wiele zmian we właściwościach tabeli. Możesz także dodawać i usuwać wiersze i kolumny, zmieniać szerokość, obramowanie, cieniowanie i wiele innych właściwości tabeli.

Aby przekonwertować tekst na tabelę, najpierw wpisz dane oddzielone tabulatorami lub przecinkami, tutaj oddzieliłem dane tabulatorami

Aby scalić komórki w tabeli, zaznacz komórki, które chcesz scalić - kliknij prawym przyciskiem myszy na zaznaczonych komórkach - wybierz "scal komórki"

Scal i podziel komórki w tabeli - aby scalić komórki, wybierz komórki, które chcesz scalić -> kliknij je prawym przyciskiem myszy -> kliknij scal komórki.

Aby podzielić komórki -> kliknij prawym przyciskiem komórkę, którą chcesz podzielić -> kliknij podziel komórki -> ustaw liczbę wierszy lub kolumn, na które chcesz podzielić komórkę

Wyrównaj tekst w tabeli w poziomie lub w pionie - wybierz komórki, w których chcesz wyrównać tekst. Kliknij je prawym przyciskiem myszy -> kliknij „Kierunek tekstu” -> następnie wybierz ustawienie, którego potrzebujesz

Margines komórki, obramowanie i cieniowanie w tabeli - Kliknij prawym przyciskiem myszy na stole -> kliknij Obramowanie i cieniowanie -> zmień ustawienia marginesów, obramowań i cieniowania

Jak stworzyć formularz?

Przyjrzymy się również, jak tworzyć i modyfikować formularz. Formularze to dokumenty tekstowe zawierające pola formularzy, które należy wypełnić w razie potrzeby. Formularze te można wykorzystać na komputerze lub wydrukować i wypełnić. Podobnie jak w przypadku innych dokumentów, formularze można również zapisać jako szablon. Aby utworzyć formularz, MS Word -> Nowy -> Pusty dokument -> W razie potrzeby możesz wpisać niezbędny tytuł i inne szczegóły. Możesz również użyć tabeli, aby nadać formularzowi profesjonalny układ.

Widok - Paski narzędzi - Formularze, pokaże pasek narzędzi formularzy

Aby dodać punktory i style list - Format - Punktory i numeracja

Wbudowane style ułatwiają pracę podczas nadawania stylów nagłówkom, akapitom i spisom treści. Na przykład, gdy ręcznie wybierasz nagłówek, zmieniasz czcionkę, rozmiar czcionki, kolor czcionki, wykonujesz czynności w trzech krokach, aby osiągnąć wynik i będziesz musiał powtórzyć to dla każdego nagłówka. Ale kiedy zmieniasz style za pomocą wbudowanych lub już utworzonych stylów, kończysz pracę jednym kliknięciem.

Połączone style zmieniają jednocześnie style znaku i akapitu, a na końcu są oznaczone znakiem „ ¶a”. Te style zachowują się jak styl akapitowy lub znakowy i można je zastosować, klikając w dowolnym miejscu w akapicie, aby zastosować do całego akapitu, lub można wybrać określoną sekcję akapitu i zastosować styl, jeśli chcesz zastosować styl tylko do części ustępu.

Style list służą do zmiany wyglądu list. Ma poziomy hierarchii ze stylami wcięć i numeracji.

Style tabel służą do zmiany wyglądu tabel. Mają różny wygląd obramowań, cieniowania, wyrównania i czcionek w tabelach.

Proszę o odzew:

Mam nadzieję, że wszyscy macie wiedzę

• Badanie wymaganej struktury i układu dokumentu
• Dostępne style i szablony
• Korzystanie z tabel i innych informacji wymaganych w dokumencie
• Zastosowanie powyższych technik do dokumentu

Zrobiłem co w mojej mocy, aby dołączyć zrzuty ekranu do większości opisanych tutaj działań. Niektóre zrzuty ekranu pochodzą z programu Microsoft Word 2010 i jak najszybciej zastąpię je słowem 2003.

Mam nadzieję, że te informacje okazały się przydatne. Zachęcamy do przesyłania opinii i zadawania pytań, jeśli masz. Pierwszą sekcję tego urządzenia można znaleźć pod linkiem poniżej

Sekcja 1 - Dokładne wprowadzanie i łączenie tekstu i innych informacji w dokumentach edytora tekstu (oprogramowanie do edycji tekstu, pytania od 1.1 do 1.7)

Następną sekcję tego urządzenia można znaleźć pod linkiem poniżej

Sekcja 3 - Używaj narzędzi oprogramowania do edycji tekstu, aby skutecznie formatować i prezentować dokumenty w celu spełnienia wymagań (oprogramowanie do edycji tekstu, pytania 3.1 do 3.6)