Struktura podziału pracy (WBS) i lista działań do sukcesu projektu

WBS i lista działań: czy jest jakaś różnica?

Wielu kierowników projektów nie zna różnicy między strukturą podziału pracy (WBS) a listą działań. W przypadku małych projektów różnica nie ma większego znaczenia. Ale gdy sprawy stają się bardziej skomplikowane, ważne jest, aby zrozumieć różnicę i wykonać dobrą robotę, tworząc każdą z nich.

WBS i lista działań: jaka jest różnica?

Wielu kierowników projektów używa zamiennie terminów Struktura podziału pracy (WBS) i Lista czynności. Jest to w porządku w przypadku małych, prostych projektów. Ale może wpędzić nas w wiele kłopotów, ponieważ stajemy się odpowiedzialni za większe i bardziej skomplikowane projekty, szczególnie te, które obejmują zespoły o specjalnych umiejętnościach lub korzystają z podwykonawców.

Oto mylący sposób powiedzenia tego:

• WBS to lista tego, co robimy.
• Lista działań to lista tego, co robimy.

Pomyśl w ten sposób, a brzmią prawie tak samo… i idziesz na kłopoty.

Pomyślmy więc o tym inaczej.

• WBS to lista składników elementu dostawy.
• Lista działań to lista działań, w które będziemy się angażować podczas projektu.

Teraz brzmią zupełnie inaczej. Potrzebujemy obu, a właściwa kolejność to: Najpierw utwórz Strukturę Podziału Pracy, a następnie Listę Aktywności.

Jak ważne jest oddzielenie WBS od listy działań?

Kiedyś wyprostowałem projekt o wartości 10 milionów dolarów, który zmarnował już 600 000 dolarów i nigdzie nie prowadził przez sześć miesięcy. Nie stworzyli osobnej listy działań ze swojego WBS i wszyscy wykonywali niewłaściwą pracę. Pracowałem z zespołem zaledwie dwa tygodnie i wszystko wyprostowaliśmy. Gdy członkowie zespołu zastanawiali się nad własną pracą i tworzyli własne listy zadań, wszystko stało się jasne i proste, a projekt wrócił na właściwe tory.

Pomyśl o menu obiadowym…

Wyobraź sobie, że zajmujesz się cateringiem i tworzysz listę produktów, które zostaną podane na umówionej wcześniej kolacji bez specjalnych zamówień. Możesz mieć taką listę:

• Biskwit z owoców morza
• Sałatka Caesar
• Kurczak Marsala
• Smażone mieszanki warzywne
• Makaron
• Tiramisu

Śliczny! A to, co widzisz powyżej, to struktura podziału pracy (WBS) tej kolacji. Lista działań wyglądałaby następująco:

• plan zakupów - do jakich sklepów się wybrać i co kupić w każdym sklepie
• przepisy na każdy przedmiot wraz z instrukcjami gotowania
• prace związane z poszyciem, serwowaniem i późniejszym sprzątaniem

WBS zawiera listę elementów; lista czynności opisuje procesy.

Kiedy tworzymy WBS i listę działań?

Utworzenie struktury podziału pracy i listy czynności jest punktem zwrotnym w planowaniu projektu. WBS jest tworzony jako najdrobniejszy szczegół na poziomie zdefiniowanego zakresu projektu, po stopniowym opracowaniu. Kończy naszą pracę nad planowaniem zakresu i przygotowuje nas do planowania wszystkich ośmiu innych obszarów zarządzania projektami, w tym czasu. Pierwszym krokiem w szczegółowym oszacowaniu czasu i kosztów jest stworzenie Listy Czynności. Lista aktywności musi być przygotowana, abyśmy mogli stworzyć nasz wykres PERT.

Dobry WBS ułatwia przejście od planowania zakresu do planowania czasu. Kiedy już wiemy, co robimy, łatwo jest zaplanować, jak to zrobimy.

Kto tworzy WBS i listę działań?

Pomiędzy WBS a listą działań następuje duża zmiana w tym, kto pracuje nad projektem. Tworzenie WBS wymaga dużego wkładu klientów. Komunikację z klientem prowadzi lub koordynuje kierownik projektu. A prace związane z budowaniem WBS są wykonywane głównie przez kierownika projektu lub projektantów, którzy wiedzą, jak wywołać wymagania klientów.

W przeciwieństwie do tego, listę działań najlepiej przygotowują faktyczni pracownicy, którzy będą wykonywać pracę. Jeśli opiszą, w jaki sposób będą wykonywać swoją własną pracę, lista czynności jest dokładniejsza. Co ważniejsze, pod kierunkiem kierownika projektu zespół może znaleźć bardzo efektywne sposoby na szybką pracę i zapobieganie problemom. Zespoły, które planują własną pracę i są samodzielnie zarządzane, tworzą świetne rzeczy niewielkim kosztem. Gdy członkowie zespołu przygotowują listę działań, stają się wysoce zmotywowani i skoncentrowani, dzięki czemu projekt jest na dobrej drodze do sukcesu.

W budownictwie WBS jest wykonywany przez architekta lub projektanta architektonicznego w jego zespole. Następnie generalny wykonawca sprawdzi i zmodyfikuje WBS i we współpracy z faktycznymi majstrami budowlanymi opracuje Listę czynności.

W dzisiejszym programowaniu komputerowym często mamy programistów-analityków, którzy zajmują się zarówno projektowaniem, jak i tworzeniem aplikacji. W takim przypadku osoba wykonująca pracę nie zmienia się. Ale rola się zmienia. Jeśli wykonujesz tego typu prace - a ja to robię - dobrym pomysłem jest wyobrazić sobie, jak zmieniasz czapki. Załóż jeden kapelusz, aby słuchać klientów i projektować, a inny, aby być samemu i planować działania swojej pracy.

Moja półka na narzędzia

Zestaw półek na narzędzia, które zbudowałem za pomocą WBS i jedna z list czynności w tym artykule.

Sid Kemp

Studium przypadku: budowa półki użytkowej

To studium przypadku powinno całkowicie wyjaśnić różnicę między strukturą podziału pracy (WBS) a listą działań.

Zestaw półek użytkowych zbudowałem w mojej pralni. Na jednej ścianie są trzy półki, każda o długości 3 stóp. Oto WBS:

Struktura podziału pracy półek na narzędzia

3 drewniane półki, 3 'x 8 "x 3/4"

6

wsporników o długości 9 ", dwa do mocowania każdej półki 2 regulowane wsporniki ścienne do mocowania wsporników

6 śrub do przykręcania półek do ściany

6 kotew do mocowania śrub w ścianie

Nawiasem mówiąc, zdjęcie po lewej pokazuje, jak wyglądają półki.

Trzy listy możliwych działań dla jednego projektu

Aby pokazać, jak różni się lista działań od WBS, utworzę trzy różne listy działań, z których każda używa tego samego WBS do utworzenia tego samego zestawu półek:

• Listę majsterkowiczów (zrób to sam) może wykonać osoba posiadająca umiejętności stolarskie.
• Hobbysta zajmujący się naprawami w domu robi to sam, ale nie zajmuje się stolarką.
• Zupełnie inaczej wygląda wynajęcie profesjonalnego rozwiązania!

Lista działań nr 1: Podejście zrób to sam (zrób to sam)

1. Kup kotwy, śruby, mocowania ścienne i szelki.
2. Kup dwie półki sosnowe 8 'x 8 "x 3/4" i bejcę orzechową
3. Wytnij trzy półki 3 'z desek.
4. Poplamić deski i pozostawić do wyschnięcia.
5. Zmierz położenie w ścianie dla uchwytów ściennych.
6. Zaznacz położenie otworów na śruby.
7. Sprawdź położenie otworów na śruby za pomocą poziomicy.
8. Wywierć 6 otworów i umieść 6 kotew w ścianach.
9. Zamontuj 2 regulowane uchwyty ścienne za pomocą 6 śrub, luźno ustawionych.
10. Dokręć wszystkie śruby.
11. Przymocuj szelki do uchwytów ściennych.
12. Sprawdź szelki z poziomem.
13. Umieść półki na szelkach.
14. Sprzątać.

Lista działań nr 2: Podejście hobbystów napraw domowych

1. Kup wszystkie pozycje z listy rzeczy do zrobienia, w tym przycięte, wstępnie poplamione półki.
2. Zmierz położenie w ścianie dla uchwytów ściennych.
3. Zaznacz położenie otworów na śruby.
4. Sprawdź położenie otworów na śruby za pomocą poziomicy.
5. Wywierć 6 otworów i umieść 6 kotew w ścianach.
6. Zamontuj 2 regulowane uchwyty ścienne za pomocą 6 śrub, luźno ustawionych.
7. Dokręć wszystkie śruby.
8. Przymocuj szelki do uchwytów ściennych.
9. Sprawdź szelki z poziomem.
10. Umieść półki na szelkach.
11. Sprzątać.

Lista działań nr 3: Zatrudnij profesjonalne rozwiązanie

1. Kup wszystkie pozycje z listy rzeczy do zrobienia, w tym przycięte, wstępnie poplamione półki.
2. Zatrudnij majsterkowicza, który zainstaluje półki i posprząta po sobie.
3. Zapłać złotej rączce.

Trzy różne listy działań dla jednego WBS

Jak mówi stare powiedzenie, jest więcej niż jeden sposób na oskórowanie kota. Widzisz powyżej trzy różne sposoby realizacji tego samego projektu; trzy różne listy czynności. Jak widać, każdy miałby inny harmonogram i inny budżet.

WBS i lista działań

Utrzymuj swój WBS i listę działań prosto

Tak więc lekcja jest taka: Oddziel swój WBS i listę działań i utrzymuj je prosto.

W przypadku małego projektu, zwłaszcza jeśli wykonujesz całą pracę, możesz je uruchomić razem.

Ale w przypadku projektu z zespołem lub projektu, w którym mogą istnieć różne podejścia warte rozważenia, najpierw wykonaj WBS, a następnie opracuj listę działań. A jeśli możesz, poproś zespół o utworzenie własnej listy działań.